公文写作课PPT.ppt

* 第三讲:公文格式篇 附件说明 正文结束后，提行左空二字，标明“附件”二字，并加冒号，后写出附件名称。 附件与公文一起装订时，附件左上角第一行顶格标识“附件”有序号时标识序号。 附件与公文不能一起装订时，就在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 * 第三讲:公文格式篇 成文日期 单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标成文日期。 成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全；零写为“○”。特殊公文成文：会议纪要、决议等。 * 第三讲:公文格式篇 印章 单一发文加盖印章应在距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上； 联合行文加盖印章略。 * 第三讲:公文格式篇 附注 是对阅读、传达文件的附加说明，一般涉及以下三种情况： 一是对专用名词的解释； 二是指明发放范围； 三是使用“请示”文种时注明联系人的姓名、电话。 附注标识在成文日期以下一行居左空二字，加圆括号。 * 第三讲:公文格式篇 版记部分 版记部分主要包括四个内容： 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 * 第三讲:公文格式篇 主题词 居左顶格用3号黑体字标识“主题词”，后标全角冒号； 词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点符号。 主题词有专门的规范（国务院公文主题词表）。 * 第三讲:公文格式篇 抄送机关 在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后用冒号，抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号。 * 第三讲:公文格式篇 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。 印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发机关一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门。 * 第三讲:公文格式篇 版记中的反线：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三大要素之间加一条反线隔开。 版记的位置：应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 * 第三讲:公文格式篇 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘7mm处，单页码居右空1字，双页码居左空1字，例：“-4-”。 表格页码：横排表格页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 例文: * 第二讲:写作实践篇 2、种类 （1）、请求函：旨在向职能部门请求批准。亦指解决的问题涉及同级部门职能部门的职权范围，必须请求它们批准才行，应当使用“函”请求批准，而不能使用“请示”；如各部门（车间）缺员向人力资源部请求补员、车间向企管部请求基建改造等。只有下级机关向上级请求批准时才能使用“请示”行文；如各部门（车间）向公司（一般交办公室）或分管领导请求解决问题。原则上有“请求函”，必有“复函”。 （2）、批准函：用于批准有关机关的请求事项。 第二讲:写作实践篇 （3）、商洽函：旨在对方机关商洽有关事情,请求予以协助解决某个问题。 （4）、询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。 （5）、答复函：答复对方询问和商洽之事。 （6）、告知函：向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。 例文: * 第二讲:写作实践篇 3、结构：重点正文 （1）、主动发函（请求函、商洽函、询问函、告知函）一般首先说明发函的原因、理由、根据；询问什么问题，告知哪些情况等，请求批准什么事项等；要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持。商洽和请求事项，应当说明本单位的意见。结语：“请即函复”、“特此函告”、“请大力支持并研复为盼”、“盼复”等。 例文:例文\5函\函001.pdf * 第二讲:写作实践篇 会议纪要 1、涵义：适用于记载、传达会议情况和议定事项，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是传达会议信息的主要媒介之一。是国家法定公文，具有现行执行效用和很强的约束力，与会议记录不同。 * 第二讲:写作实践篇 2、种类 （1）、决议性会议纪要：主要记载和反映领导层做出的重要决策事项，作为传达和部署工作的重要依据，对今后的工作具有直接的指导作用。常用于领导机关办公会，如总经理办公会。 （2）、协议性会议纪要：主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议情况，以便作为会后执行公务和履行职责的依据，对协议各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席会。 * 第二讲:写作实践篇 （3）、研讨性会议纪要：主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况