黔东南民族职业技术学院印章使用与管理规定.docVIP

黔东南民族职业技术学院印章使用与管理规定 为进一步加强印章管理，规范印章使用，确保用印的正确性和严肃性，维护印章的权威性，同时提高工作效率，根据上级有关规定，结合学院实际，制定本规定。 印章的刻制、启用 （一）印章的刻制 （二）学院新成立的部门刻制印章、部门变更名称和印章破损需要更换印章，由部门向党政办会室提出申请，经分管院领导审核后，由党政办公室统一到公安机关指定的刻章机构刻制、办理印章启用手续。 （三）部门更名或撤销、印章破损更换，领取新印章前或单位撤销3日内，必须办理印章移交手续，将原印章移交党政办公室。 （四）院属各部门、各单位一律不得自行刻制印章。 （五）印章的启用 印章刻就后，由党政办公室对新印模发文启用。 破损印章更换，一般不需要发文启用。 印章的日常保管 学院党委印章、学院名印章、法定代表人印章、院领导名印章，由党政办公室负责保管。 院属部门（单位）的公章和其它公务用章，由各部门指定专人保管。 印章实物档案管理 不再使用的印章，是十分重要的实物档案，由党政办公室加封后移交综合档案室，作为实物档案妥善管理。 部门与党政办公室、党政办公室与档案室之间的印章移交手续，作永久性文书档案管理。 印章一经作实物档案管理，非经学院特别批准不允许拆封。确有特殊原因需要拆封，须由业务部门书面呈报学院批准，凭学院领导书面批准意见，由综合档案室、党政办公室、保卫处、纪检监察室有关人员当面拆封，并作好拆封详细鉴证记录，参与拆封人员签字。记录应包括拆封批准人、拆封日期、拆封时间、拆封原因及使用情况、重新密封时间、参与拆封人等，并作为文书档案管理。 印章管理的责任有三项：一是确保印章实物安全完好的责任，二是确保印章不被非法使用的责任，三是确保印章使用不对学院名誉及利益带来损失的责任。印章保管人承担印章管理的直接责任，部门负责人承担印章管理的领导责任。作为实物档案管理的印章，由档案管理部门承担印章管理的责任。 正确使用印章的基本要求 （一）印章平日随用随锁，假日加封，并应及时清洗，勤添印油，确保用印清晰、端正。 （二）印章保管部门必须严格审查，按规定程序用印，凡审批手续不完善或无审批手续的，一律不能用印。 （三）法人代表印、领导名印一般不使用，以本人签字为宜。特殊情况下需要使用，必须征得本人同意。 （四）用印位置要恰当，印章上不压正文，下压成文日期。压钢印要压正、清楚、钢印上沿以人像下巴为宜。 （五）不具有法人资格的院属单位、部门，不得以部门公章与任何单位、个人签定具有合同、协议性质的文件。 （六）凡职工、学生、党员个人需使用学院公章出具证明、政审类材料，必须由证明责任部门拟（填）写材料、提交用印审批单到党政办公室用印，不能由被证明人本人直接到党政办公室用印。各职能部门和责任部门，既要严格按制度办事，又要为职工、学生、党员提供优质服务。 （七）印章不得借出到保管地点以外使用。特殊情况需借出学院印章，用印部门必须书面申请，经学院领导或党政办公室主任书面批准后，方可借出使用，但党政办公室须派专人负责监印。 印章使用的审批 （一）一般日常事务用印程序 1．用印部门（或证明责任部门）填写《用印审批单》，加盖部门公章、经办人签字； 党政办公室审查用印文书材料与《用印审批单》一致无误，确保用词用语准确、无含混、无歧意，事实、日期、数字准确清楚、格式规范； 党政办公室主任审批签字，如系重大事项，需由学院领导审批签字； 印章保管员根据党政办公室主任或学院领导审批意见用印。 （二）发文用印。学院党委、行政文件用印，须按学院发文审批规定，经审稿、核稿、校对、领导审批后方可用印。以学院党政办公室名义制发的各类公文用印，须经学院党政办公室主任签字。公函用印，按学院发文规定处理。 （三）证件与上报材料用印 1．证件用印。凡学院颁发的工作证、毕业证、学生证、聘书、荣誉证和奖状等证书证件用印，责任部门为用印申请部门，必须由用印申请部门提供与用印顺序一致的名单或花名册，加盖申请用印部门公章、负责人签字，随《用印审批单》报学院领导或党政办公室审核，按正常程序审批用印。 2．报告、报表、呈报材料用印。以学院名义向上呈报的各类计划任务书、申报材料、统计报表、职称（务）申报表、评优推荐表等重要文本用印，责任部门为用印申请部门，申请部门要提供其表册、文书材料副本，加盖部门印章，随《用印审批单》呈分管院领导审批后，方可用印。副本材料作为重要档案，由党政办公室归集，定期移交档案室。若部门需要使用，要办理借用手续。 （四）各类合同、协议书用印 1．责任部门为用印申请部门。合同、协议文稿须经学院法律顾问机构律师审查签字后，随《用印审批单》报分管院领导批准，方可用印。 2．经批准用印的各类合同、协议书，由党政办公室统一编号，设置年度合同、协议登记薄。 3．凡应由学院留存的合同、协议，统一由党