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哈尔滨太平戴维斯物业管理有限公司 人事行政管理手册 编制日期：二○一一年九月 哈尔滨太平戴维斯物业管理有限公司 档案管理制度 文件编号 版次/修订状态 生效日期 一、目的 真实记载企业发展历程，保存企业经营、管理重要资料，为企业经营、管理，提供真实可靠的档案依据。 二、适用范围 适用于经营、基建、设备、实物、电子、声像档案的管理。 三、基本原则 资料完整、完好；工作严谨、守密；服务快捷、周到。 四、职责 各部门兼职档案员负责档案的收集、整理、登记、立卷及借阅工作。 五、档案立卷归档 经营档案： 1、 归档范围：本单位在其经营等各项活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种文件、材料。 2、 归档时间：即时发生即时归档。 3、 归档份数：文件归一份原件。 4、 归档要求： (1) 归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制； (2) 凡文件尺寸大于A4纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外； (3) 归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用； (4) 归档文件按件装订，编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。 基建档案： 5、 归档范围：基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工和验收、评优、创优、使用、维修、改建、扩建、事故分析和处理等形成的文件进行归档。 6、 归档时间： (1) 项目完工3个月内移交全部档案资料，最迟不能超过6个月； (2) 跨年度的大项目，可分阶段归档。 7、 归档份数：一套完整的原件（如要移交相关业务部门的需要多套）。 8、 归档要求： (1) 凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按297mm×210mm的规格折叠成统一的幅面； (2) 归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。 设备档案： 9、 归档范围：公司外购设备。（电视机、电脑、电话交换机、打印机、复印机、汽车、音像器材、锅炉、电梯及物业维修机械设备等） (1) 购置文件：申请报告、批复、合同、协议； (2) 随机文件：使用说明书、维修手册、装箱单、合格证、保修卡； (3) 使用维修文件：安装调试记录、检验记录、保养、维修记录。 10、 归档时间：即时归档。 11、 归档份数：一套完整的原件。 12、 归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，主管资产的兼职档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。 声像档案： 13、 归档范围：反映本单位日常工作、重大活动或事件以及本单位娱乐性活动。凡是本公司在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、磁盘等材料，应当作为声像档案归档保存。 14、 归档时间：一般在形成后15天内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。 15、 归档份数：一份完整反映事项或活动的原件。 16、 归档要求： 归档材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。 (1) 照片档案：底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符。 (2) 电子文档： ①与相同的纸质材料一同归档； ②电子文档要可读、无病毒，能在机上演示。 (3) 录音、录像带：归档时要注明录制日期、主要内容、播放时间等，同时，要求画面清晰、主要被原物的构图合理、突出。 明确声像档案形成部门和整理人员：实行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。 实物档案： 17、 归档范围： (1) 获上级机关的荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等； (2) 领导或著名人提词、字、画； (3) 企业认证书等。 盖印资料 18、 归档时间：该项活动结束后即刻归档。 19、 归档份数：一份实物原件。 20、 归档要求：凡要归档的实物都要标明获得者、授予者、实物名称、荣誉称号、授予时间。 六、档案借阅利用 凡借阅档案资料者，均需按要求进行登记； 借阅档案不得超过七天； 档案利用者必须确保档案材料和档案内容的安全，不得污损档案，不得私自拆卷，不得转借他人； 未经同意，档案利用者不得擅自摘录、复制或翻印档案的内容，严禁在案卷上圈点、划线、写字、拆叠； 违反上述规定并造成损失者，将依据有关法律和法规进行处罚。 七、档案保管 要认真落实档案库房防光、防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防虫害等措施，确保档案的安全； 档案库房箱柜排放整齐有序，案卷排列有规可循，便于管理和利用； 严格执行档案的借阅规定，坚持必要的借阅手续，保证档案在流动过程中的安全；