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档案整理方法与质量要求 紫金矿业档案馆：刘殿君 ABCDIJ文书档案分类 档案整理方法 ㈠档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 ㈡档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 档案整理方法 ㈢档案整理的文件范围：凡是本单位工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本单位编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 档案整理方法 档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 ⑴以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 ⑵所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 ⑶以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 ⑷以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》。 ⑸以“案卷”为单位档案整理的适应范围: ①二级机构所有文书档案一般按“卷”整理 ②各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 ③科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局2002年颁发的《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002)执行。 ④会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。 (6)按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。 档案整理方法 2、以“件”为单位整理。 ⑴以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。 ⑵一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。 ⑶以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。 ⑷以“件”为单位文书档案整理的依据是国家档案局2006年12月发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。 ⑸以“件”为单位档案整理的适应范围： a/公司各单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理， b/声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。 ⑹按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。 档案整理质量要求 ?一、组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。 1、齐全完整。 ⑴归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水； ⑵收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集； ⑶文件和电子文档合一； ⑷底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档； ⑸有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归