进口单证控制程序.docVIP

公司编号：编 制批 准进口单证控制程序审 核实施日期第A版 第0次修改共 4 页 第  PAGE 4 页 ~ PAGE 4~ 目的 对进口单证流转过程进行规范化管理，使进口单证在流转过程中得到有效控制，确保进口业务的顺利实施，避免因进口单证失误和流转过程不规范产生进口风险，造成损失。 适用范围 适用于进口业务开证、审证、报关、核销等单证管理。 职责 3．1 业务部负责进口全部所需单证的制作流转。 3．2 财务部负责进口开证、进口付汇时与银行之间的操作，和有关内容审核工作。 4 工作内容和程序 4．1 进口单证控制程序 核销 审核签订合同 开证（付汇） 收单，审单 4．2 审核签订合同 4．2．1进口合同拟订：通过与委托方的面谈或传真往来，明确其采购的具体要求，并草拟进口采购合同，内容包括：货物名称、规格、发货单位、数量、单价、总价、结算货币、价格条款、装运日期、装运地点、到港地点、结算方式、检验标准、索赔条款等等。 4．2．2进口合同审核：业务经理根据业务员提供的详细资料，仔细审核每个细节，确认进口合同后，在合同上签字，盖章，并传真国外供货方签字确认。并需再次审核国外的回传件，确认供货方的签字，盖章是否清晰，真实，有效。 4．3 开证（付汇） 4．3．1开证：需对外开立信用证的，业务员将已审核确认的进口合同及完全按合同要求制作的《开证申请承诺书》，经业务经理审核（见〈单证审核控制程序〉），认为可以对外开立信用证的，签字批准后交财务部备案并申请开证。 财务人员在核实该款项确实到帐后，根据业务部提交的开证申请承诺书、合同，在开证申请承诺书上盖上单位公章、财务专用章、法人章到中行申请开立信用证。 业务员应对银行开立的信用证副本进行仔细核对。在核对无误时传真国外供货方再次确认L/C 项下所有条款，并无异议后，通知银行出具正本。 4．3．2付汇： 4.3.2.1 L/C，D/P，承兑到期日，接银行通知购汇取单。首先需确认银行所持单证与我司原开具的L/C或签订的进口合同无任何不符点，再通知委托方支付全部款项，见《进口代理业务过程控制程序》。接银行承兑（或付款）通知后业务人员按即时汇率制作付汇清单，填制《贸易进口付汇核销单》，《购汇/用汇申请书》，交财务部人员审核确保每一票单证准确无误，并确认全部款项到帐后对外付汇见4.3.2.4，并向银行索取全套单证，及时交与业务部人员审核，见4．4条款。 4.3.2.2 后T/T付款，货物到港，报关放行后，由报关地海关出具《中华人民共和国海关进口货物报关单（付汇联）》向银行申请付汇，所需单证如下：供货方提供的商业发票、业务人员填制的《贸易进口付汇核销单》、《购汇/用汇申请书》、《境外汇款申请书》及原签订的合同，交财务部办理。 4.3.2.3 前T/T付汇，货物未到港，提前对外支付部分货款。单证：供货方提供形式发票，业务人员填制的《贸易进口付汇核销单》，《购汇/用汇申请书》《境外汇款申请书》及原签订的合同，交财务部办理。 4.3.2.4付汇：财务人员在《贸易进口付汇核销单》、《购汇/用汇申请书》上分别盖上单位公章，《境外汇款申请书》（LC无此单证）上盖上财务专用章、法人章、出纳章。通知委托方付汇金额，在确定委托方把付汇金额转到我公司帐户后，带上《贸易进口付汇核销单》、《购汇/用汇申请书》、《境外汇款申请书》到银行办理相关手续，手续办好后，取回银行付汇支款通知单后，审核无误，整理存档。 4.3.2.5开证： 4．4 收单、审单、制单 国外客户发货后，会将全部单证提交过来，业务部对这些单证进行操作。 4．4．1收单：收件人员对银行及快递所收取的单证应及时审核单证是否完整齐全，并逐一登记入册《单证登记审核表》。应收单的全部单证：包括提单，发票，装箱单，JCIC。 4．4．2审单：业务部具体操作该票货物的业务员逐一审核所收单证，与原签订的合同是否一致，如有出入及时与供货方联系，采取补救措施。如单证完整无误，及时办理相关文件，配备相应的报检，报关委托书，登记整理以备货物到港，报检，报关。 4．4．3制单：业务人员在接到船代的到货通知后，将准备好的单证再次审核，确认后，复印，一式三份，一份交代理报关单位，一份交代理报检单位，一份留档。并做好该票货物的详细记录。 4．4．4 如我方办理保险的，业务员应在装运前，凭出口商提供的装船通知，发票等传真件，向保险公司办理保险事宜，及时取得保险单，并予以归档。 4．5 核销 4．5．1 由财务部人员取回银行付汇后的《贸易进口付汇核销单》《购汇/用汇申请书》，《境外汇款申请书》交业务部人员准备核销资料。