ZKLH QEP 02 记录控制程序.docVIP

程序文件 Procedure文件编号: Doc.No.: ZKLH/QEP-02-2013记录控制程序 Record Control版本: A/0编制日期: Originated date: 2013.11.01 Page  PAGE 3 of  NUMPAGES 3 打印未盖章为非受控版本 编写/Prepared 姓名/Name: 部门/Dept.: 日期/Date:  审核/Examined: 部门/Dept. 签字/Signature 日期/Date人事部生产部质量部市场部事业部采购部财务部 批准/Approved 签字/Signature: 日期/Date:  分发/Distribution: 生效日期/Effective Date:  1、目的 对记录进行控制和管理，为保证产品质量、环境符合规定要求，体系有效运行以及产品相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防措施和持续改进提供依据。 2、适用范围 适用于质量、环境管理体系运行记录及记录的控制和管理。 3、 职责 3.1 质量部负责编写《记录汇总表》，备案各类记录的表格样本。 3.2 质量部负责与产品质量有关的记录的管理。 3.3 各部门负责对本部门的记录进行整理，归档。 3.4 记录人员负责记录，记录应及时、真实、齐全、清晰、准确。 4、 工作程序 4.1 记录的范围 4.1.1 质量、环境管理体系共有的记录：内部审核记录，管理评审记录，文件控制记录，培训记录，监视、测量记录和监视和测量设备的校准记录，设备管理记录，信息交流记录，纠正措施和预防措施相关记录等。 4.1.2与质量活动有关的记录：产品的监视和测量记录，不合格品处理记录，设备管理记录、数据分析技术应用记录，质量计划相关记录，顾客服务及相关方投诉记录等。 4.1.3与环境活动有关的记录：环境因素识别和评价记录、环境运行控制记录、环境投诉记录、资源的消耗记录、法律与其他要求的记录等。 4.2 记录的??成及要求 4.2.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。 4.2.2 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。 4.2.3 填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，填字完整或盖章；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。 4.3 记录的收集、标识和归档 4.3.1 各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。 4.3.2 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于查阅、存取，一般以活页来保存。 4.3.3 各部门按季或年装订文件，由负责人审核后按《文件控制程序》中规定上交总 部档案室，其它记录由归口管理部门贮存、保管。 4.3.4 记录保管人应对文件进行分类、标识和编目，以便于检索。 4.4 记录的保存和销毁 4.4.1 质量部编写《记录汇总表》填写记录名称、编号、保存期等内容，交管理者代表审批；并汇集备案记录的样本予以保存。 4.4.2 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等工作，并及时备份，防止贮存的内容丢失。 4.4.3 各类设备、监视和测量设备台帐等保存期为长期；公司级记录保存期为三年;各部门记录保存期为二年。 4.4.4 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门经理核实后方能处置。 4.5 记录的查阅、借阅 4.5.1 经记录所属部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，按限期归还。 4.5.2 如合同中有要求，经记录所属部门负责人核实后，记录可供给顾客或其代表查阅。 4.5.3 查阅的记录一般不允许复制、外借记录档案（除合同要求外）。必要时，需经管理者代表“特许”批准，方可复制、外借。若损坏或遗失，要追究保管人的责任。 4.6 外来记录的控制 外来的记录（如供应商提供的原材料出厂检验报告，计量检定报告，环境监测报告、卫生达标、体检证