XLX-QESB-02记录控制程序.docVIP

浙江心连心电器有限公司 受控状态： 程序文件编 号XLX-QESB-02版 次B/2标题：记录控制程序日 期2011/08/01页 数共3页 第1页目的 对质量、安全、环境及职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，提供管理体系有效运行的证据，实现管理活动的可追溯性。 适用范围 本程序适用于为证明产品符合要求，质量、安全、环境、职业健康安全行为符合规定要求和管理体系的有效运行的所有记录。 职责 3.1 管理中心为监督、管理各部门的记录控制情况的主管部门。 3.2 各部门负责控制各自范围的记录。 4. 工作程序 4.1 记录的形式及要求 4.1.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片； 4.1.2 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定； 4.1.3 填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名，不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名注上日期； 4.2 记录的收集、标识和归档 4.2.1 各部门文件资料管理员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅； 4.2.2 对于体系文件规定的记录，其归档方案应便于存取检索； 4.2.3 如部门有多种记录，要对存放的记录进行编号，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集，在封面注明部门、记录名称及月份等； 4.3 记录的保存和销毁 4.3.1 管理中心发布表格类的《体系记录清单》时，应明确各类记录的编号、名称、修订状态、保存期等； 4.3.2 记录保存：常规记录保存2年，设计生产批次追溯记录要求保留3年，特殊记录如合同、顾客财产记录、供应商评审记录等长期保存，具体参见记录清单。 4.3.3 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作，对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失；起草人徐光杰审核人批准人日期2011/08/01日期日期程序文件编 号XLX-QESB-02版 次B/2标题：记录控制程序页 数共3页 第2页4.3.4 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置； 4.4 记录的查阅、借阅 4.4.1 经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还； 4.4.2 如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅； 4.5 记录样式的批准、更改及报告 4.5.1 记录样式及其《文件更改申请单》由与该记录相关的文件批准人批准，记录样式的批准采取背面签名的方式，改版后的记录样式因附有经批准的《文件更改申请单》，背面可不再签名； 4.5.2 各部门将更改后的记录样式及批准后的《文件更改申请单》交至管理中心，由管理中心对《体系记录清单》进行相应的修改，及时发放必威体育精装版的汇总表； 4.6 外来记录的控制 外来的记录（如供应商提供的质保书等）由相关部门保存，如无特别规定保存期为3年。 4.6.1 所有的合同原件（技术、采购、销售等合同或协议）都由文秘室保管； 4.6.2 与供方之间发生的采购合同、协议（复印件）由采购部保管； 4.6.3 用于外协/外包生产的往来记录、销售合同（协议）复印件、其他相关方提供的 用于证明本公司产品、服务符合要求的相关记录由采购部保管； 4.6.4 来自顾客的技术协议、其他相关方提供的用于证明本公司基础设施（如设备、检测装置）符合要求的相关记录，如计量器具校准合格证等由品保部保管。 相关文件 无 相关记录 6.1《体系记录清单》 程序文件编 号XLX-QESB-02版 次B/2标题：记录控制程序页 数共3页 第3页文件制/修订履历表版 次制/修订条款、内容修改日期制/修订人审核批准A/0体系文件新建程序文件2009/04/25徐光杰徐光杰陆普展B/0将质量/环境/职业健康安全体系文件三体系合一，改B版2010/04/26徐光杰徐光杰陆普展B/1将质量/消费品安全/环境/职业健康安全体系文件四体系合一，改B版，1次修改2011/02/20徐光杰徐光杰陆普展B/2记录的保存期限2011/08/01徐光杰徐光杰陆普展