支出憑證要點.doc.docVIP

支出憑證處理要點 為避免因支出憑證要件有錯誤、遺漏等情形發生，造成公文退件往返時間，請於支出憑證送會計室審核前，依下列事項辦理，以縮短行政流程，提高款項之支付時效： 總則： 各項經費支出，除非確定有經費可用，且符合支用用途，為應緊急需要，除兩千元以內可先行購買外，均應先申請，待奉 校長核可後，依規定程序購買。 重申採購單位為總務處，各項採購請盡量透過總務處集中購買，以便買到品質、價格均合宜之物品。 各種經費執行都有請示及核銷兩部分： 請示部分：可填寫請購單（制式）、可寫簽呈、可自製請示單，均需要知會有關單位及由校長核章。（各種方式只要核章一次，不必重複） 核銷部分：取得發票、收據、製作領款清冊、黏貼於憑證黏貼單，均需要知會有關單位及由校長核章。（各種方式只要核章一次，不必重複）。 請購單上之請購日期、需用日期、憑證黏貼單上之日期請填列。 請勿以私人信用卡付費之單據核銷，依規定採購單位經手人為事務組人員，如需簽帳消費應辦理公務用採購卡，私人信用卡簽帳、購物係私人財務行為，如信用有問題，銀行或廠商可要求取回已購商品，且因涉及信用卡刷卡有各種回饋金或贈品集點活動，恐有圖利刷卡人之嫌。 有關經費收支之公文，一定要知會會計室，以便依來文指示支用。 憑證種類：貼憑證用紙請述明「用途說明」，且每張粘貼憑證用紙同一家商店以粘貼不超過五張原始支出憑證為原則。 手開式統一發票：請索取二聯式統一發票。 二聯式統一發票：應取得「第二聯 收執聯」，填妥抬頭 (關渡國中) 、日期、品名、數量、單價、金額並蓋妥發票人之「統一發票專用章」。 三聯式統一發票：應取得第二聯「扣抵聯」及第三聯「收執聯」，抬頭 “關渡國中”，統一編號 收銀機統一發票：應取得「收執聯」，印妥日期、品名及金額，品名以分類號碼列印者應加註中文品名，並請經手人簽章。 電子計算機統一發票：應取得「第二聯 扣抵聯」及「第三聯 收執聯」，印妥抬頭 “關渡國中”(或統一編號 、日期、品名、數量、單價、金額並蓋妥發票人之「統一發票專用章」。品名以分類號碼列印者應加註中文品名，並請經手人簽章。EX：燦坤…。 普通收據：請取得有統一編號章之商家所開立之收據，並蓋負責人私章。該收據應填妥抬頭 “關渡國中” 、日期、品名、數量、單價、總價、大寫金額。若該商家有使用統一發票，須取得統一發票，不可開收據。如該店家並無營利事業統一編號，則需貼面額千分之四的印花。(該商家必須是免用統一發票者) 金額2,000元(含)以上之支出應儘量取得統一發票，不得開立一般收據。 個人出具之收據必須有立據人之姓名、身份證字號、戶籍地址及蓋章或簽名。 講授鐘點費之領據必須有立據人之姓名、身份證字號、戶籍地址、服務機關、講授日期、時間及蓋章或簽名。請記得附上『課程表』或『計畫』。 若因故無法取得合稅法憑證者，請填寫「支出證明單」（表格一），並依學校相關程序核准。 若憑證，係由數計畫或科目共同分攤之支付款項，其支出憑證不能分割者，應填具「支出科目分攤表」（表格二）。 訂有合約者之採購案件，於第一次付款時，應檢附合約副本或抄本。 支出憑證要件說明： 抬頭：「關渡國中」 統一編號：。 日期：請寫明年、月、日，並索取適當期間之原始支出憑證。 學校會計期間為1月1日至同年12月31日，無延長整理期間，因此支出憑證請黏貼於「粘貼憑證用紙」於93.12.20前送入會計室以利年度結帳作業。 品名、數量、單價、金額應繕寫完整，其中品名若以編號方式表示者，請經手人於旁邊註明中文名稱，另大潤發等大賣場取得之統一發票請檢附相關出貨單。 請儘量索取統一發票，不得已才以收據(2,000元以下)代之。 常見錯誤 發票或收據之錯誤： 抬頭（買受人）未填寫或學校統一編號未填寫（詳憑證種類）。 發票或收據日期未填寫。 發票或收據之品名不詳細。 以編號或英文字母縮寫者請在旁邊註明中文名稱。 品名僅寫”文具”者須在旁邊或列清單註明文具品名，例如馬克筆、膠水……。 品名僅寫”電腦耗材”者須在旁邊或列清單註明耗材品名，例如光碟片、墨水匣…..。品名僅寫”電子零件”者須在旁邊或列清單註明零件品名，例如訊號線、連接頭…..。 品名僅寫”便當”者須在旁邊或列清單註明食用者姓名。 單價、數量漏寫。 發票漏蓋有統編之店（公司）章，收據漏蓋店章或漏蓋負責人私章。 收據之店章需有該店之”免用統一發票之統一編號”。有些店章沒有統一編號，應在收據上填入該店統編。 該店若有”統一發票專用章”，則不可開收據，需開發票。 每月例行性維修、保養費等案件，應附保養單影本，註明”與正本相符”並經簽章。 發票或收據與支出明細表之錯誤： 發票或收據金額與支出明細表金額不符合，例如發票金額$1,450明細表寫成$1,000。