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办公室工作实务 第四章　办公室文书管理 学习目标 知识点： 1、了解文书管理的内容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文处理的程序与方法 4、掌握文书的立卷归档的方法 能力点： 1、具备办公室文书处理的能力 2、掌握文书的立卷归档的工作技能 素质点： 1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养 2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯 3、培养求真、务实的职业素养 第一节 文书管理的内容 情景案例 宏利纸品印刷有限公司是一家专门从事瓦楞纸板、纸箱、纸盒和彩盒生产的公司，公司经常有大量的订单、询问函、协议书、意向书、合同等业务往来文书，也有很多与相关政府职能部门的往来文书。为了更好的整理公司文件，防止文件的流失和遗漏，公司特意招聘了一位新秘书小陈，让他专门负责文书的管理工作。上岗不久的小陈工作了一段时间后就感到了压力很大，公司每天的收发文的工作量大，公司领导对文件的立卷归档、保管利用也有很高的要求，小陈有点不太适应，他向原来负责文书管理工作的邓大姐请教，希望能讨得一些作好文书管理工作的速成的技巧和方法，邓大姐说：“做秘书可不能偷懒啊，尤其是从事文书管理工作的秘书，更是要踏踏实实的做事，来不得半点浮躁，速成的技巧和方法是没有的，但文书管理工作也不是很难，只要你具备一定的工作方法，掌握好常规的工作程序，文书工作还是有规律可寻的，比如收发文工作，你可以去看看我们办公室墙上那张收文和发文处理程序的流程图就很清楚了。” 项目任务 作为公司从事文书管理工作的秘书新人小陈，如何才能最快的适应工作？ 任务分析 正如宏利纸品印刷有限公司的邓秘书所言，文书管理工作没有速成的方法和技巧，这项工作对办公室文书管理者要求很高，除了业务上的要求以外，更重要的是作为从事这项工作的秘书人员首先要有正确的思想认识，较高的职业素养，要热爱并重视这项工作，要甘于平凡，耐得住寂寞，品行端正，做事严谨，只有这样，才能真正做到细致、耐心、准确、必威体育官网网址。对宏利公司从事文书管理工作的秘书新人小陈而言，首先要上好的就是思想认识上的第一课，这是他尽快进入职业角色、适应文书管理工作的关键。至于具体的业务工作,是没有速成的捷径的，能否尽快上手，小陈可以从以下几个方面入手： 1、熟悉公司的工作流程和业务范围，尽快掌握行业知识，这是做好文书工作的基础。 2、熟悉公司文书管理相关的规章制度，了解文书管理工作的内容。 3、积极向前辈学习有关文书管理的专业知识，多请教，勤动手，会大大缩短适应工作的时间。 4、在工作中学会工作，逐步积累经验，摸索工作规律，业务能力一定会逐步得到提高。 文书管理的概念与要求 文书是单位组织在内部管理和对外交往过程中形成并使用的具有一定惯用格式的应用文体。在单位中，文书工作一般分为两大部分：一部分是用于对外交流的文书，如邀请函、贺信、报价函等；另一部分是用于单位内部管理的文书，如讲话稿、计划、工作总结等。 所谓文书管理，指管理的各部、室、中心或各公司（含事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括签呈），自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。 文书管理的概念与要求 文书管理要求： 1、迅速、及时 2、细致、周密 3、求真、务实 4、安全、可靠 文书管理的内容 办公室文书管理工作的任务是具体的、大量的，有时甚至还是无形的。它主要包括文书的处理和文书的存档、管理和利用工作。 1、收文处理 它包括对所有收到公文的登记、拟办、承办和催办等诸环节。 2、发文处理 它包括对所有即将发出公文的拟稿、核稿、签发和发放等诸环节。 3、文书存档 它包括对应立卷文件材料的收集、立卷和归档等诸环节。 4、文件的管理 它包括对登记、运转和暂存等诸环节上文书的管理，以及构成公文要素之一的机关印章的管理。 5、文书的利用 它是单位、领导和各有关人员在公