文件控制程序剖析.ppt

4.7文件的归档 1.体系部是公司文件归档部门，负责编制公司《受控文件清单》并监控各部门文件管理工作； 2. 体系部在公司服务器指定位置建立“文件库”，文件库下设各部门“分文件库”，用于保存各部门必威体育精装版文件的电子版； 3. 文件包括记录表格生效后，文件归口管理部门兼职文件管理员将文件转换为PDF档放置在各部门“分文件库”中存档。归档工作随时进行，保证电子文档有效； 4. 各部门编制本部门的《受控文件清单》，外来受控文件也应包括在内。《受控文件清单》的内容应及时更新，可以识别出文件的现行状态。 4.8外来文件的使用和管理 1. 在实际工作需要直接将外来文件作为工作指导文件使用或在内部文件中引用外来文件时，需要将外来文件交体系部统一编号，列入《受控文件清单》，并加盖“受控文件”章。若仅仅将外来文件作为参考使用，则无需以上受控过程； 2. 各部门根据工作内容及时识别外来文件的有效版本，及时更新，保证使用或引用的外来文件为必威体育精装版版本 3. 各部门在接收到必威体育精装版版本的外来文件后，文件管理员将文件转换为PDF档放置在各部门“分文件库”中存档。归档工作随时进行，保证电子文档有效； 5.相关记录/文件 1.记录 THA-MR-TX-007《受控文件清单》 THA-MR-TX-008《文件发放/回收登记表》 THA-MR-TX-009《文件更改记录》 THA-MR-TX-012《文件/记录销毁审批单》 2.相关文件 THA-WI-TX-001《体系文件编写导则》 6.文件管理存在的问题 1.电子文件上传难以实现； 2.文件记录无法查询； 3.文件的手写更改无法追溯（没有写更改单） 4.文件中含有几个不同版本的文件； 5.文件标识不清，标识不一致，文件名不一致； 6.文件内没有签发日期和生效日期； 7.作业现场使用的文件不是必威体育精装版版本； 8.文件未分类，一个文档内存放多种文件； 9.文件夹中含有无关的文件； 10.记录内容随意涂改； 现场文件或记录未归类保存或摆放 文件标识、文件名 　　不一致 文件夹标识不规范，且随意手写 未注明签发日 期和生效日期 现场使用过期的表单， 编号为THA-QR-SC-038/1.0 文件未分类， 一个文档内含有多 种文件 表单记录未受控，且记录内容随意涂改 谢谢 * * * * 文件控制程序 欢迎加入泰和安科技！ 2、目的及适用范围 3、职责 目录 1、相关术语定义 4、工作程序 5、相关记录/文件 6、文件管理存在的问题 1.相关术语定义 1.文件 信息及其承载媒体。例如：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。 注：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。 2.程序 为规定某项活动或过程所规定的途径。 3.文件控制程序 文件控制程序是对公司管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司管理体系运行的符合性的目的。 2.目的和适用范围 规定公司体系文件的管理方法，对公司的体系文件进行有效控制，确保各部门使用文件的正确、及时、有效。 适用于质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的文件。 3.职责 3.1 管理者代表负责组织QESH体系文件的编制； 3.2 体系部负责QESH体系所有文件的编号工作，主导编制、修订、发放、回收、保存QESH体系一、二级文件，监控各部门文件管理，整理并统一保存外来文件； 3.3 各部门负责本部门归口管理的二级文件（程序文件）的编写、修订以及三级文件（管理制度、作业指导书、企业标准等）的编写、修订、发放、回收、保存工作； 3.4 各部门负责识别、收集、更新与本部门有关的外来文件。 3.5 各部门对归口管理文件的电子版的有效性负责； 3.6 公司所有员工发现文件与实际工作不符或不适用时，可以向文件的归口管理部门提出改进建议。 应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制： 确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的； 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 确保在使用处可获得使用文件的有关版本； 确保文件保持清晰、易于识别； 确保外来文件得到识别，并控制其分发； 防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。 4.工作程序 4.1文件的分类 4.2 文件的编写 4.3 文件的审核、评审、批准 4.4 文件的发放、回收和领用 4.5 文件的更改、修订和换版 4.6 文件的作废 4.7 文件的归档 4.8 外来文件的使用和管理 4.1文件的分类 一级文件：质量、环境、职业健康安全一体化管理体系手册，用QESH