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办公自动化基础 内江广播电视大学 教师：张毅 2004-09-08 课程的性质和任务 《办公自动化基础》是一门多学科交叉、内容新颖、实用性较强的课程，学习对象为文秘、行政管理、人事管理及新闻等专业的学生。课程主要介绍办公自动化的基本概念，办公自动化系统的基本组成、主要的应用技术和设备，办公自动化系统的设计方法，微型计算机的基本知识，文字处理方法和数据信息处理方法等。 课程的目的、要求 通过本课程的学习，要求学生能够充分理解办公自动化的含义、办公自动化系统的结构和功能、办公自动化系统所涉及的相关知识，学会使用微型计算机进行文字和数据信息的处理方法，掌握现代办公设备的基本使用方法。 第一章 办公自动化概念 第一节 办公自动化基本概念 1. 办公、办公室、办公自动化的概念 2. 办公自动化系统的要素和目标 3. 办公自动化的发展历史 4. 我国办公自动化的产生与发展 第二节 办公室的日常事务管理 1. 工作日程表和工作备忘录 2. 收发文处理 3. 信访工作 4. 文档管理 重难点以及教学基本要求 第一节 办公自动化基本概念 1. 办公、办公室、办公自动化的概念 办公是指处理人们集体事物的活动。 办公室是指完成和管理上述办公活动中的场所，有时也是一个基本管理单位。 办公自动化是一门综合性技术，它是在信息化社会中计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术发展的历史产物。 2. 办公自动化系统的要素和目标 办公自动化系统（OAS—Office Automation System） 办公自动化（OA—Office Automation ） 办公自动化三要素 办公自动化系统六要素 办公自动化系统目标就是为了提高办公效率和改进办公质量。 办公自动化三要素 使用手段：充分利用现代计算机和通信等高新技术； 服务对象：办公室工作； 最终目的：提高办公工作的质量和效率，促使办公工作规范化、制度化。 办公自动化系统六要素 办公人员 办公机构 办公制度 办公工具和设备 办公信息 办公环境 3. 办公自动化的发展历史 在美国，办公自动化技术的应用大致划分为四个发展阶段： 第一阶段：50年代~70年代中期 第二阶段：70年代中期~80年代中期 第三阶段：80年代中期以后 第四阶段：90年代中期以后 我国办公自动化发展可以划分为三个阶段： 第一阶段：80年代~80年代中期 第二阶段：80年代中期~90年代初期 第三阶段：90年代以来的高速发展阶段 第二节 办公室的日常事务管理 1. 工作日程表和工作备忘录 工作日程表对指定的某一天或某一段的时间内的活动作出特定的时间安排； 工作备忘录则提醒人们要作的工作，但并不指定时间。 传统方式的工作日程表和工作备忘录往往是使用传统的纸介质并用文字表达的； 电子表达方式的工作日程表和工作备忘录通常是以文件形式存放在电脑里，能随时以更明显可见的方式提醒人们察看的文件。 2. 收发文处理 收文处理是获取原始信息的主要渠道，它也是日常办公活动的一项重要内容。 文件按载体形式可分为两类：纸张文件和电子文件。 发文处理目前难以用自动化手段来完成，但随着计算机通信技术的飞速发展，也可能在发文自动化方面有所突破。 随着科技的发展，电子文件将逐步取代纸张文件，最终实现无纸办公。 3. 信访工作 信访工作是办公室日常事务管理中一项工作，每天可能要处理许多来访信件，往往需要进行各种调查研究，弄清事实。 对于企业及商业部门来说，信访工作还包括对其产品的咨询，对其产品质量投诉，对其工作人员的投诉或意见，合作意向等。 以往，信访工作的记录都是纸质文件的文档，目前，人们已逐渐采用纸质文件和电子文档相结合的方式。 广义的信访工作还包括电话的投诉、上门来访等多种形式。 4. 文档管理 文档管理是指不但要把大量的资料、文件和档案保存好，而且要便于查找、检索、增添、删除、修改和更新。 办公室电子文档管理的方法：数据库方法和电子文件柜方法。 用数据库方法管理文档 数据库方法适用于文件资料数量较大的办公室文档管理； 应用形态主要有两种：集中式数据库系统和分布式数据库系统。 （C/S模式：所谓C/S模式，就是指客户机/服务器结构，这是网络软件运行的一种形式，英文就是Client/Server。通常，采用客户机/服务器结构的系统，有一台或多台服务器以及大量的客户机。服务器配备大容量的存储器并安装数据库系统，用于数据的存放和数据检索；客户端安装专用的软件，负责数据的输入、运算、输出。客户机和服务器都是独立的计算机。当一台连入网络的计算机向其它计算机提供各种网络服务（如数据、文件的共享等）时，它就叫做服务器。而那些用于访问服务器资料的计算机则被叫做客户机。严格说来，客户机/服务器模型并不是从