大型地产集团行政档案标准化管理实施办法要点.docVIP

目 录 总则 ·····················································2 档案管理体系与管理职责 ···································2 档案管理范围 ·············································5 档案的归档 ···············································7 档案的整理卷 ··········································· 11 档案的保管 ···············································16 档案的移交 ···············································19 档案的借阅和利用 ·········································20 档案的鉴定与销毁 ·········································24 档案的信息化管理 ·········································25 档案归档范围及编码调整更新 ···························28 档案审计 ·············································28 档案培训 ·············································28 附则 ·················································29 第一章 总则 第一条 为规范公司档案工作，加强公司档案的管理，有效保护和利用档案，实现公司档案管理的标准化和规范化。根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规和标准，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所针对的档案是公司在日常经营活动中直接形成的各种具有保存、参考、备查、利用价值的文字、照片、录音、录像、光盘等以不同形式、不同内容留存的原始记录性资料。 第三条 本办法适用于合生集团总部、非项目板块、住宅地产板块、商业地产板块、建筑企业板块，大后台相关部门可参照本办法执行。 第二章 档案管理体系与管理职责 第四条 档案管理体系及档案管理机构职责 一、档案管理体系 档案管理遵循：集团领导，各地区分散管理的原则。 二、档案管理机构设置及管理职责 （一）档案管理组织机构设置 1. 集团是档案部门，负责单位的档案管理工作。集团负责制订档案管理制度和标准具体负责集团总部档案管理工作对档案管理工作进行指导和检查负责公司的档案管理工作对所属项目档案管理工作进行指导和检查项目公司行政部负责本项目的档案管理工作 1. 档案保管的三个阶段： （1）第一阶段是在本中心/部门、项目/小区保管：档案产生时，第一时间交本中心/部门、项目/小区资料员保管，并将档案进行初步整理、立卷、系统录入，确保档案不丢失。 （2）第二阶段是在档案室保管：各中心、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本地区公司档案。 （3）第三阶段是在集团档案馆保管：当档案已不需要随时利用原件时，各档案室/资料室应将此部分档案移交到集团档案馆集中管理，确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。 2. 集团总部地区公司设立档案室各地区公司各地区公司 （三）档案管理人员配备 1. 档案室和档案馆配置具备专业知识的档案管理人员。 （8） 组织开展档案管理工作培训与各地区公司间的档案交流。 （9） 应熟练操作档案管理系统，并组织档案系统培训，积极提供网络化档案利用服务，提高公司整体档案工作水平。 （10） 根据档案系统利用情况，提出功能需求，配合信息办对系统的功能进行更新和完善。 2.兼职档案管理员 （1） 督促本中心/项目/小区经办人员将办理完毕的档案及时归档。 （2） 全面熟悉本中心/本项目/本小区的具体业务流程及档案的归档范围、立卷标准。 （3） 根据本中心/项目/小区工作进展及时督促经办人对档案进行移交，负责本中心/项目/小区档案的整理、立卷、系统录入、临时保管和移交。 （4）住宅/产业投资事业部、商业投资事业部的兼职档案管理员还需根据档案归档期限标准，及时将档案移交到地区/集团档案室。经专职档案管理员检查不符合归档要求的应针对修改意见及时进行修改，直至符合要求。 （5） 监督、指导下属公司同职能部门的档案管理工作。 （6） 应熟练操作档案管理系统，及时将整理好的文件著录到档案系统中