档案管理规程.docVIP

文件名称 档案管理规程 文件编码 SMP·WJ·07·001 制 定 人 审 核 人 批 准 人 制定日期 审核日期 批准日期 山东会仙药业 生效日期 版 本 2013年版 页 数 共7页 HXYY 山东会仙药业生产质量管理文件 1 主题内容与适用范围 本规程规定了档案管理的职责、内容、方法与要求。 本规程适用于档案的管理。 2 职责 2.1 综合办公室负责企业档案的集中统一管理和监督，指导各部门档案工作。 2.2 各部门负责本部门文件资料的积累、保管、使用、归档工作。 3 管理内容与方法 3.1 文件形成 3.1.1 企业档案来自企业文件，企业文件可分为外来文件和内部文件。 3.1.2 企业文件形成于企业各项管理工作和生产、经营、科研、基建等各项活动中，由文字、图表、声像、证书、实物、标准等各种资料、材料组成。 3.1.3 为保证文件资料、材料的顺利归档，应加强对外来文件的登记传阅、保管、归档工作，同时加强对本企业产生的应归档的内部文件资料、材料的积累、整理、保管、归档工作。 3.2 文件归档 3.2.1 归档的文件资料、材料必须符合其自然形成规律，准确反映各项活动的真实内容。 3.2.2 归档的文件资料、材料必须保持整套性和完整性，文件的副本、附件、附表、领导签发的文件传阅单、审批表、产品科研、基建项目的有关材料，必须全部归档。 3.2.3 归档的文件材料必须符合国家规定的关于文件种类、格式等有关要求，书写工整清楚，适宜长期保存，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水作为书写工具。 3.3 归档日期 3.3.1 党、政、工、团、机关公文包括上级来文、企业制发的文件、企业生产、经营活动中形成的文件应于第二年六月底前归档。 3.3.2 质量保证体系文件包括管理规程、管理制度等，各种规程均应在领发时归档。 3.3.3 科研方面的文件资料、材料、研究科题，周期短的，可在项目结束后将科研全过程文件材料整套一次归档，周期长的可分阶段归档，待项目结束后再将整套文件材料补全，完整归档。 3.3.4 基建方面的文件资料、材料，应在项目竣工投产后三个月内将全套资料归档，由企业自行设计的工程项目、设计底图应同时归档。 3.3.5 设备仪器方面的文件资料、材料，应在开箱验收时归档，大型设备和自行设计研制的机械设备的文件材料，可在投产拭车合格后归档。 3.3.6 财务方面的会计帐本、凭证材料、财务报表于第二年十二月底前归档。 3.3.7 声像材料在各项活动结束后归档，也可在第二年三月底前归档。 3.3.8 实物材料由各部门随时归档。 3.4 归档份数 3.4.1 一般档案归档一份 3.4.2 须向上级档案部门移交的档案归档二份，如立项的工程式项目竣工档案。 3.4.3 照片档案应将正负片同时归档。 3.5 归档保管 3.5.1 按《企业档案分类规则》对档案进行分类、编号，分别建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品科研、基建、设备仪器、底图、声像、实物、会计档案等12种分类，并按《档案案卷质量标准》进行立案整理。 3.5.2 企业应对各种档案进行登记目录，建立总目录、分类目录、底图目录、资料目录、四种书写式目录，各类档案目录要严格按库号、柜号、排架顺序登记目录。 3.5.3 企业应建立档案检索体系，最终应建立计算机目录数据库，采用计算机检索档案，库房应建立档案存放指南简易索引卡片，便于查找核对档案。 3.5.4 接收档案必须认真检查、清点、验收办理交接手续，双方并在交接清单上签字，分清责任。 3.5.5 存放档案应按目录分类、分库存放，排架方法一律自左向右、自上向下排列存放。 3.5.6 存档文件资料、材料必须做到档案目录与实物相符，对损坏的档案要及时采取修补复制措施。 3.6 档案利用 3.6.1 加强对档案信息开发利用的宣传教育工作，提高员工的档案意识，为档案管理奠定基础。 3.6.2 企业档案信息开发利用的重点是服务于企业管理和生产、经营各项工作活动，增加经济效益，加快企业发展的目的。 3.6.3 档案管理人员应积极主动搞好档案服务，遵守档案借阅规定和必威体育官网网址纪律。 3.7 必威体育官网网址规定 3.7.1 档案必威体育官网网址范围主要是指上级机关和专业部门下发的注有密级的文件资料、企业内部文件及技术资料、总经理办公会、组织机构人事任免变动事项和档案、对外签订的协议合同、审计档案资料、来信来访和刑事方面的档案资料、企业印章、印信证件、证书、文书、科技、会计等档案资料及其他需要必威体育官网网址的事项和资料。 3.7.2 档案密级根据国家有关规定分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，凡企业员工和外来人员查阅、借问，使