信息化时代背景下的事业单位档案管理探究.docVIP

信息化时代背景下的事业单位档案管理探究 　　摘要：随着信息技术的不断发展，全球已经步入了信息化时代，无论是信息的储存、搜集、共享等都深刻地改变了人们的生活与工作方式。国家为实现政务电子化与办公自动化的目的，早已将信息化建设列为各级事业单位的重点建设任务，我国事业单位的档案中包含的内容较多，并且信息繁杂且重要，关乎社会民生，它除了保存各级人事档案以及各职位职员的基本信息以外，还包括一些重点科研实验活动，其对国家信息安全建设的重要性不言而喻。而在信息化时代，效率已成为人们工作的重中之重，而数字化档案的建立满足了人们对于信息的基本要求，在档案方面实现了即时查询，摆脱了地域、时间的限制，并且能够充分发挥事业单位档案信息资源的重要价值。本文将分析在信息化时代事业单位管理的所面临的现实问题，并提出构建数字化档案建设的基本策略。 　　关键词：信息化；事业单位；档案建设；数字化 　　中图分类号：G275.9；G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0156-01 　　一、当前我国事业单位档案建设管理的现状 　　1.档案收集不全，具有实用价值的档案利用度不高。我国事业单位中职工以及科研人员的科研成果有许多并未被收入档案管理之中，并且档案管理阶段性较长，跨度较大，档案的缺失情况较为严重，一些具备较高实用价值的档案信息难以被充分地利用起来。 　　2.档案管理手段落后，缺乏创新。现阶段我国事业单位的档案管理大多是一种被动的服务，社会其他企业单位以及自学人员只能在进行档案的查询，而事业单位本身的档案管理部门也完全将其作为一种被动的承担工作，未能主动地去开发档案信息资源，且其管理手段十分落后，过程繁琐，效率低下，缺乏有时效性的管理创新方案。 　　3.事业单位档案管理较为封闭，难以进行共享。我国事业单位的档案管理长期以来都采用传统的管理模式，档案信息通常被认为是高度机密，因此其档案信息一直以来都受到必威体育官网网址条例的束缚，造成事业单位的档案信息处于半封闭状态，其价值不能被充分地利用起来。 　　4.档案管理人员水平较低，缺乏专业管理的软硬件条件。事业单位的档案管理人员许多根本未受专业档案管理教育，其水平较低，管理手段仍拘泥于传统的管理手法，并且高校档案管理也缺乏现代化的专业管理设备。 　　二、构建数字化档案管理体系的基本策略 　　在信息化时代背景下我国事业单位的档案建设必须走数字化的发展道路，加强与时代的接轨。而数字档案的建设与管理是一个社会性的大问题，要实现档案的数字化管理那么就必须加强制度、人员、思想、实体安全、技术安全和信息安全等几个方面的管理。因此，我们可以从以下几个方面来构建数字档案构建安全保障体系。 　　1.建立数字档案管理制度，完善相关法律法规。事业单位要建立数字化档案，那么就不能回避档案的安全问题。当前，我国相关法律法规的缺失是我国社会事业单位数字档案建设中亟待解决的问题，正是由于法律的缺失，才造成了在出现恶意安全问题的时候无法可依的现象。国家相关部门要尽快协作起来，网络管理和监测部门要积极与法政部门配合尽快完善相关法律，以便在出现安全问题时候能够快速响应，快速取证调查，以期将损失降至最低。 　　2.管理人员要注重档案系统的硬件安全。数字档案的构建离不开硬件的支持，同样，数字档案的管理也照样离不开硬件设备的安全。设备的安全主要包括两个方面，一方面是指系统硬件本身的安全问题，例如网络设备的安全，其中包括存储设备的安全、服务器的安全、操作设备的安全等。管理人员要随时检查设备的老化和损坏情况，同时做好防积尘、沾水等影响设备使用安全的工作。另一方面是周边环境对指硬件设备的影响，主要针对外部的火灾、水灾、地震、电源故障以及高低温、电磁干扰等情况。系统设备的安全直接影响数字档案存储的安全，因此，对于支持安全的硬件要特别重视。 　　3.事业单位数字化档案管理者要重视信息技术的管理、运用与软件系统安全。数字档案能够进行远程共享，同时也具有非常大的现实利益，以至于一些个人或企业会使用非法手段进行信息的获取，要远程获取信息就必须通过网络，因而，网络安全技术必须得到重视和运用。支持数字档案的系统必须要进行安全的管理，设置安全密码，并由独立的设备进行存储。管理人员要时刻进行漏洞检查，防范病毒的侵袭，并将数据进行加密备份，设置身份认证，积极预防潜在风险，将危险拒之门外。同时事业单位要重视档案信息本身的安全，建立恢复机制，对信息进行备份，包括纸质档案备份，并且要建立恢复机制，在数字档案遭到破坏的时候，能够进行“灾后重建”及时恢复相关数据。 　　4.加强管理人员的安全技术以及安全意识，提高其专业管理水平。数字档案是由管理人员通过电子设备和网络来进行操作的，管理人员水平的高低将直接决定数字档案的管理效率。数字档案管理不仅需要管理人员懂得一般档案管理