100年文書管理系統教育訓練所處單收篇.ppt

* 報 告 完 畢 * * * * * * * 100年文書管理系統 教育訓練所處單收篇 秘書組 100年3月14日 * 公文流程管理系統　常用功能1.收文作業 2.單位內承會辦 3.發文作業4.院內會辦 5.結案作業 6.查詢作業 * 1.收文作業院內各單位「會辦」、交換(含紙本及電子)收件、分文 * 此處稱「頁籤」 重點說明： 院內交換：指院內各單位發文至本單位之正副本公文。 電子來文：指院外單位之電子文，多為總收轉文； 院內會辦：指院內各單位會辦本單位之公文（流程要再送回該單位）； 　　 簡要步驟： 1進左側選單「收創文作業」→總收文登錄處理。 2進各個「頁籤」可點開每筆公文最後方di檔之放大鏡，閱覽公文內容，點選擷取 (非本單位公文 點選刪除)，自動進入「收文登錄」頁籤 3擷取本單位文號（以利單位內追蹤），確定承辦單位及承辦人(紅色星號為必填) 4依來文別按新增電子或新增紙本，最上方出現新增成功，印出紙本，則公文已送入承辦人之「個人待處理夾」。可印出公文送件單供承辦人簽收。 亦可至「單位內承會辦作業」選擇單筆或成批列印電子來文。 * 1.收文作業:1.1 A.按2下放大鏡，開啟來文DI查閱內容，非本單位公文，和發文單位確認後即可刪除。 B.請務必先確認公文性質，電子文需自行印出紙本，紙本文可待拿回正本後再擷取。 C.外機關或單位之紙本來文可用「收文登錄」。 A B C * 1.收文作業:1.2 收文後要修改資料之作法： 1.輸入 貴單位總收文號按 ，出現公文原有資料。 2.可更動欄位內資料後，按 即更新。 3.要刪除來文時，可先查詢出公文原有資料，再按 則資料不會存在資料庫中。 修改 查詢 刪除 2.單位內承會辦作業—2.1待核判夾(含代擬院稿)每份公文都需由經由主管「核判」才能執行後續作業，主管未上系統由單收在此代為執行 操作方式：Ａ依公文處理方式不同，選定送件程序之處理狀況 　　　　　Ｂ再按送件鈕 處理狀況說明：核判表示公文已經主管批定。 1.核判（回承辦人）：長官已批定公文，送回承辦人處(後續視各單位處理方式不同， 可歸檔、單位自存或承辦人自存)。 2.核判（送繕）：後續需發文之公文，經長官批定，按此處理狀況進行發文作業。 3.核判（送登記桌）：多於代擬院稿公文，送件後即至登記桌[待處理夾]，點開公文信 封進行院內會辦作業。 A B 提醒： 　　送登記桌之公文，不需要指定收件人姓名。 　　代擬院稿（中央研究院函稿）與所發至院公文（中央研究院ＯＯＯＯ研究所函） 　　差別在於公文最上方的單位名稱不同，代擬院 稿會有預設流程。 * 2.單位內承會辦作業—2.2單位待處理夾 操作方式：Ａ依公文處理方式不同，選定送件程序之處理狀況 　　　　　 Ｂ再按送件鈕 處理狀況摘要說明： 1.單位內改分：公文分錯承辦人由前承辦人選擇送回登記桌後，改分。 2.發文後結案：發文之公文退承辦人確認後，再送登記桌存檔結案。 A B * 2.單位內承會辦作業—2.3公文速別資料調整 操作方式：Ａ鍵入 貴單位收文文號 　　　　　 Ｂ再按查詢鈕，填入欄位資料 Ｃ 按修改即可 A B C * 3.發文作業—3.1一般發文程序 * 3-1 進入左側選單之「發文作業」之「發文待處理夾」。點選公文，直接按2下進入公文製作畫面(A)。 3-2 確定內容正確無誤按「存檔」(B)，選擇插入「章戳」(C)，點選「公文套印」(D，可檢視章戳是否正確) ，可印出公文紙本。如欲發出電子文，則按上方「交換表」(E)，確認發文相關資料後(方式、附件)按 「儲存」(F)，再點選最左側「產生交換表」(G)即發文確定，按離開(H)。按左側最上方「回公文管理」。 3-3 至「發文作業」之「發文待處理夾」，再次點選公文，決定送件程序（退稿續辦送回承辦人；送歸檔即 送檔案室；單位自存即結案），按送件(I)，完成發文程序。 公文流程管理系統 文稿製作 1 A B C D E F H I 退承辦人確認 發文已結案 G * 3.發文作業—3.1.1 補發公文 用於發出之公文有誤，或對方表示沒收到，可以此法再重發1次。 選取開啟公文舊檔，切換目錄為繕發，點2下進入編輯公文，後續程序如3.1。 A B C * 3.發文作業—3.2 發文注意事項1 院內正副本收文單位建議至系統內受文者處下拉選取，且一定要全稱加「本院」2字才能將公文電子檔交換成功。 列印公文 列印公文時： 1.請確認是否有機關代碼(院內每一個單位均有)，如果輸入名稱正確自動帶出，才能交換發文電子檔。 2.公文如有附件請務必選定，紙本及電子均需確認，最後請按儲存，再列印公