醒吾科技大學文書處理作業辦法-總務處.pdfVIP

醒吾醒吾科技大學科技大學文書處理作業辦法文書處理作業辦法 醒吾醒吾科技大學科技大學文書處理作業辦法文書處理作業辦法 （總務002 ） 92 年 3 月 31 日91 學年度第 2 學期第 2 次行政會議通過 92 年 10 月 6 日92 學年度第 1 學期第 1 次校務會議修正通過 96 年 1 月 8 日95 學年度第 1 學期第 4 次行政會議修正通過 101 年 6 月 22 日 100 學年度第 2 學期第 5 次行政會議修正通過 101 年 6 月 28 日 100 學年度第 2 學期第 3 次校務會議修正通過 第一條 目的：為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，制定本辦 法，作為文書處理之依據 。 第二條 範圍 ：凡以醒吾科技大學名義與其他機關 、團體或人民，涉及公務處理 之公文書 ，皆依此辦法辦理。 第三條 權責 ： 一、公文收發單位 ：總務處文書組。 二、公文承辦單位 ：各權責單位業務承辦人。 三、公文核判單位 ：校長或授權代判人。 四、文書稽催單位 ：文書組。 第四條 定義 ：外來文件指其他機關團體或人民涉及公務處理之公文書。 第五條 作業內容 ： 一、文書處理流程圖 。（如附件一） 二、收文處理作業 （一）外來文件由總務處文書組收文在收文登記簿上(附表一)，登記 編號後 ，分送各主辦單位簽收辦理。 （二）來文附件應裝訂於文後 ，如為大件或多件不便裝訂時，應另行 裝袋捆附 ，隨文送辦。附件如屬現金、支票、匯票、或其他有 價證券 ，應先送總務處出納組簽收。 （三）來文附件未到者，應先行編號分辦，附件短缺者，應向來文單 位說明 ，請其補齊。 （四）來文如有污損或被拆痕跡者，須在原封上註明蓋章附於文後， 並在收文登記簿上註明 。 （五）收文人員應視來文內容，依各單位業務職掌分送簽收，對無法 辨別主辦單位之文件 ，應簽請裁定後，再行分辦。 （六）各單位業務承辦人或職務代理人員，對分送之公文應即予簽 收，不得延宕 ，如經認定係誤分，應即予退回文書組，另行分 辦。 三、擬辦作業 （一）各單位承辦人員收到公文後，對於本案之原有文件或有關資 料，必全盤瞭解 ，以為擬議處理之依據，相關文卷或資料，應 隨文附陳或摘錄要點 ，作為核判之參考。 （二）單位主管對於主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口 頭指定承辦人擬辦 ；業務承辦人員，對其職責範圍內之事件， 認為必須以文書寫達意見或查詢事項時 ，得自行擬辦。 （三）承辦人員簽註意見或擬辦文稿，應力求簡明具體，語氣肯定措 詞婉轉 ，避免使用艱深費解，模稜兩可字句，尤應避免未擬意 見而用僅用 「陳核」或「請示」等字樣 ，以圖規避責任。 （四）承辦人員應依案件性質，參照下列規定擬辦 ： 1.重要或特殊案件 ，不能擬具處理意見時 ，應敘 明案情 ，簽請 核示或當面請示後 ，再行簽辦。 2.如因時限急迫 ，不及先行簽請核示，或次要案件 ，得以簽稿 併陳辦理 ，普通案件可以稿代簽辦理 。 3.經會簽後 ，會簽單位如有不同意見 ，主辦單位應將有關意 見，整理重簽