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文书档案专题讲座 二0一三年十一月 一、文书档案的概念 文书档案是机关、团体、企业事业单 位在党群、行政、经营等管理活动中直 接形成的，对本单位和社会有保存利用 价值的各种形式的文件材料。 　 文件材料转化为档案必须具备三个条件： 一是办理完毕的文件材料才能归档； 二是对今后工作有参考利用价值的文件材料 必须归档 ； 三是经过系统整理集中保存的文件材料最终 成为档案。 2013-11-14 3 二、实施归档文件整理依据、条件、范 围和相关概念 （一）依据 1、 《归档文件整理规则》（中华人民共和 国档案行业标准：DA/T22-2000) 2 、 《广州市执行〈归档文件整理规则〉实 施细则》（穗档[2002]4号） 3、 《广州市学校执行 〈归档文件整理规则〉 实施细则》 （穗档[2002]19号） 4 、 《关于执行 〈广州市中小学、幼儿园档 案管理工作规范的补充通知〉》 (穗档 〔2006 〕18号) 2013-11-14 4 （二）前提条件 运用计算机和优秀档案管理软件（细 则第1.2条）。 (三) 实施范围 全市各级机关、企业、事业单位和其 他社会组织文书档案的整理工作。（细 则第2条） 2013-11-14 5 ( 四) 两个概念 1 、“归档文件” 的概念 立档单位在其职能活动中形成的、办 理完毕、具有保存价值的、应作为文书档 案保存的各种纸质和电子文件材料。 2 、“基本整理单位和保管单位”概念 改“卷”为“件” 2013-11-14 6 注意：归档文件的整理单位，一般以 自然件为一件，具体情形：（3.3 ） 1 、单份文件，一份文件为一件； 学校注意：专项活动形成的各种文件材料， 如：各种评估、军训、国旗下的讲话等不 能作为一件装订。 2 、套性材料； 3 、来文复文。 2013-11-14 7 三、归档整理的步骤和方法 （一）制定文件材料归档范围和档案 保管期限表 *归档范围是指一个单位形成的全部文 件中哪些应该归档，哪些不应该归档。 　 2013-11-14 8 *根据文书档案分类（问题或机构）列表：只 能二选一 *对文件材料的价值进行鉴定，确定其保管期 限：永久、30年、10年 1、机关依照 《机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 2 、 《企业文件材料归档范围和档案保管期限 规定》 （国家档案局令第１０号　 3 、学校依照 《广州市中小学校档案管理工作 规范》， 结合本单位实际制定 《文件材料归档范围和 文书档案保管期限表》 2013-11-14 9 机关注意收集：单位年度计划、总结， 领导班子会议记录、记要，大事记，组织 沿革，机构变动，人员编制，干部任免， 职工名册，各种年度统计报表，党支部会 议记录、计划总结，党员名册等永久保存。 企业注意收集：涉及国家和企业秘密的 企业产权、债权债务、营销策略、核心技 术等方面的档案要永久保存。 *主要归档范围包括：企业行政管理、