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景文科技大學文書處理及檔案管理辦法 (總017) 94年 09月 13日經 94學年度第 1學期第 4次行政會議核定公布 96年 3月 27日 95學年度第 2學期第 1次校務會議修訂 民國 100年 11月 29日 100學年度第 9次行政會議修正通過 民國 100年 12月 13日 100學年度第 2次校務會議修訂通過 第一章 總則 第1條 為謀公文處理迅速確實，特明確規定本校公文處理辦法(以下簡稱本辦法)，期能發 揮整體公文處理效率與品質水準。 第2條 本辦法所稱公文處理，係指公文自收文或交辦起至發文、歸檔完成之全部流程，可 分收文處理、公文簽辦、發文處理、檔案管理、文書稽催、調卷申請等八個階段。 第3條 為嚴密公文處理，於總務處文書組設置公文總收發人員，負責本校對外公文端收發 作業；各單位亦應設置公文收發文「登記桌」 乙員，負責單位公文收發及結案歸檔， 文書組應定期稽核公文處理時效，以強化公文處理行政效率。 第4條 收文方式分為電子交換及紙本遞送兩種，統一由文書組負責本校對外來文總收文作 業，進行簽收、拆驗、編號、登錄及分文作業。 第5條 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 一、國家機密文書區分為：「絕對機密」、「極機密」、「機密」。 二、一般公務機密文書列為「密」等級。 第6條 各單位業務承辦人承辦業務相關資料應負必威体育官网网址責任，未經權責單位主管許可，不得 隨意影印外洩。 第二章 收文處理 第7條 各單位登記桌收到公文時，應隨即依業務權責分送承辦人員簽收辦理。 第8條 郵寄來文若屬於機密及親啟公文信件者，機密文件由總務處文書組組長親自拆件， 並於密件「公文登記簿」登記後，親送承辦單位主管簽收。 第9條 各單位自行收辦之公文若有簽辦或列管之必要者，應送文書組補登收文號。 第10條 遇寒暑假或例假日有緊急性公文，應由值班人員收文，依值班相關規定辦理。 第11條 公文分文按來文所敘之主要目的判定承辦單位，若來文係答復性公文，依來文所敘 之原承辦單位收辦，如須會辦或移辦，概由該收辦單位自行參酌辦理。 第12條 來文涉及數個單位之業務而不能區分性質之主從者，依來文主旨所敘首一事項業務 之權責單位為承辦單位，負責會辦或協調有關單位辦理。 第13條 有關專案性質費用申請案件，應分由權責單位主辦，再會辦至會計室控管經費。 第14條 若公文之分文有疑義者，應於收文當日內經由單位主管確認後，統一交由文書組陳 請主任秘書判定後登錄改分，不得自行私下改分。凡收文逾時1日之公文，欲請改 分其他單位，應先自行協調改分單位，如逾時間規定限制之公文，應由原收文單位 預先告知來文對方，請求延期，再由文書組處理改分。 第15條 已簽辦之公文，欲請改分其他單位時，須先告知被改分單位，並若有不同意見時則 陳請主任秘書核判確定之承辦單位應即簽收承辦。 第16條 如經總務處文書組改分之案件仍有疑義，得請主任秘書協調，一經確認之案件不得 推諉，倘因各單位互相推諉，因而發生延誤，其經最後裁定承辦並受分文之單位， 應負該項公文之延誤責任。 第17條 各單位業務之異動，經相關會議提案通過後，應依該會議紀錄通知文書組，作為改 分文及日後分文之依據。 第三章 公文簽辦 第18條 公文應隨到隨辦，不得積壓，公文處理著眼應以學校為立場，針對本校資源與能力， 妥擬具體可行之處理意見，如涉及其他單位業務，應先行協商或會辦後再行送判， 凡與經費有關者應加會會計單位。 第19條 為簡化公文流程，凡屬「簡單」或「例行辦理」之公文得不經擬辦逕行敘