会议管理概述.pptVIP

会议管理 第一节 会议的概念与作用 第二节 会前准备 第三节 会中事务 第四节 会后工作 学习目标及任务： 了解：会议的作用； 熟悉：会前准备工作； 熟悉：会中事务服务； 熟悉：会后工作的内容。 一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上； 中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天。 研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。 第一节 会议的概念与作用 一、会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 二、会议的要素 1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 最基本的会议要素： 三、会议的种类 1、按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 2、按会期分：定期会议和不定期会议； 3、按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会等； 4、按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性 5、按议题性质：专业性、专题性、综合性等； 6、按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等； 7、按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等； 8、按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。 四、会议的作用 （一）会议的积极作用 1、交流信息，互通情报。 2、发扬民主，科学决策。 3、增强友谊，促进团结。 4、统一认识，协调行动。 5、带动消费，促进经济。 （二）会议的负面作用 1、造成时间、精力的浪费。 2、金钱的浪费。 3、信息的重复、浪费。 4、滋长不正之风。 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？ 第二节 会前准备 一、拟订会议议程、日程 二、选定、布置会场 三、发布会议通知 四、会前接站 五、准备会议资料、会议用品 六、落实好后勤工作 一、 拟订会议议程、日程 （一）相关知识 1、会议议程的内容 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。 2、会议日程的内容 3、会议议程和日程的作用 让与会者更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。 （二）工作程序 1、会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 明确目标； 在会议议程上陈述目标； 列出会议参加者。 （2）安排各议程事项的时间 会议长短； 敏感话题。 （3）确定每一项议程 1）目标； 2）准备； 3）时间安排； 4）演讲者； 5）提前分发会议议题。 （4）决定会议讨论形式 1）典型的会议形式； 2）头脑风暴形式； 3）团队列名方法； 4) 小型团队。 （5）决定会议决策的方式 （三）注意事项 1、会议议程和日程的区别 会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。 2、正确处理会议临时动议 案 例 1、帮助丁倩找到议程表的问题所在。 2、重新设计这次会议的议程表。 二、选定、布置会场 1、选定会场。 主要考虑下列因素： 第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。 第二，会场地点适中。 第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。 2、布置会场 会场形式。 多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型 半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型 M字型、扇面型 众星拱月式 一般在礼堂召开 排列座次 排列座次的几种方法： 1、横排法 2、竖排法 3、左右排列法 会场的气氛布置 灯光； 色调； 标语； 花卉等 三、发布会议通知 四、会前接站 接站时需要注意事项： 设立会议接待站（大型会议）； 设置临时接站牌（小型会议）； 自我介绍，再询问对方。 五、准备会议资料、会议用品 （一）会议资料的类型和准备 1、会议资料的类型 （1）来宾资料 （2）会议资料 （3）沟通资料 2、会议资料的准备 （1）来宾资料袋内容 （2）会务资料内容 （3）沟通资料内容 （二）会议用品的类型和准备 1、会议用品的类型 （1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。 1）会议内设备 2