中華大學文書處理作業要點-總務處.docVIP

104年1月7日103學年度第6次行政會議通過 壹、目的 本校為統一文書處理流程，提昇公文品質與行政效率，特訂定本要點。 貳、範圍 凡本校收發之公文、內部通行之文書及公文以外之文書而與公務有關者，均屬之。 參、權責單位 1、主辦單位：文書組 2、協辦單位：校內各單位 肆、名詞解釋 無 內容 (壹) 總則 一、 本校為統一文書處理流程，提昇公文品質與行政效率，特訂定本要點。 二、 本校各單位處理公文書業務，應依本要點辦理，未規定者依行政院頒「文書處理手冊」 規定辦理。 三、 本要點所稱各單位者，包括本校所有行政單位、教學單位及研究中心。 四、 本要點所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列 步驟： (一) 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 (二) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 (三) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 (四) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 (五) 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 (貳) 一般規定 五、 文書製作應採由左至右之橫行格式。 六、 本校總收發文號按年順序編號，各單位收發公文得視實際需要，採用收發文同號。 七、 總務處文書組為總收發文單位，負責全校總收文及總發文業務。 八、 各單位應設置單位登記桌負責人，負責所有進出該單位之公文處理事宜；人員異動時， 並應將其業務有關事項詳細交代接辦人員。 九 、 公文依其業務性質得由所屬主管依分層負責所賦予權責判行。 十 、 經授權代判之公文，應加蓋「代為決行」章戳，公文發文並應繕打「本案依分層負責 規定授權單位主管決行」字樣。 十一、 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。過程中之有關人員，均應於文面適當 位置蓋章或簽名，並註明時間，以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。 (參) 收文處理 十二、 總務處文書組負責以本校校名為受文者之文書收文處理，並依下列規定辦理： 總收文人員收到公文，應視公文之時間性、重要性、依本校之組織與職掌，判定 其承辦單位及是否掛總收發文號，於原文右上角註記承辦單位；若有掛總收發文號者，另登錄於「文書組收發文歸檔管理系統」，再依序迅速確實分辦。 收文為密件者，勿須拆封，應立即登錄「密件公文判文登錄簿」，陳送秘書室主任秘書判文，如須掛總收發文號者，其收文日期及總收發文號則加註於信封上。 電子交換公文收文，若受文者為個人或單位，則由所屬之單位登記桌負責人收文， 再轉發給受文者個人或單位。 十三、 經分文之文件，承辦單位認為非屬其主管業務範圍者，應協調總收文人員改分其他單 位，若仍有分歧意見，則由文書組陳請主任秘書判文後，分派承辦單位辦理。 十四、 單位登記桌負責人，收到文書組傳送來之文件，須立即進行清點，並進行簽收及分派 承辦人，以免耽誤公文時效。 十五、 承辦單位因故遺失有掛總收發文號之公文，經原發文機關補發後，要求補辦收文手續 時，仍應沿用原收文登錄日期及原收文登錄文號。 (肆) 文書核擬 十六、 各級承辦人員處理公文，得備承辦案件登記簿登記之，並連同負責保管業務有關之參 考資料，於職務異動時列入移交。 十七、 承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿前申請展期。 十八、 承辦人員對於來文之附件，有抽取應用之必要者，應於來文上書明「附件抽取」字樣 及處理情形，並簽名或蓋章，且於用畢後或離職時歸檔。 十九、 承辦人員於辦稿時，應填下列各項： (一)「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填列。 (二)「速別」：係指希望受文單位辦理之速別，填「最速件」、「速件」或「普通件」。 (三)「密等及解密條件」：填寫機密等級，並於其後以括弧註記解密條件，如非密件， 則不必填列。 (四)「附件」：應註明名稱及數量或其他有關字樣。 (五)「正本」或「副本」：應分別逐一書明全銜，其地址非眾所週知者，並應註明。若 屬通案則以明確之總稱概括表示，例：公私立大專校院、各縣市政府、本校各單 位等。 (六)「承辦單位」：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。 (七)「承辦人員」：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日時。 (八)「聯絡方式」：承辦人姓名及聯絡電話。 (九)「檔號」及「保存年限」：參照本校