DWQP文件及资料控制程序.doc

制订单位 文控中心 页 次 1/16 文控管 制图章 制订日期 2014/02/25 版 本 B/0 文件名称：文件及资料控制程序 文件编号：DW-QP-001 核 准 审 核 制 定 修 订 记 录 版本 修订页次 修订内容 修订日期 生效日期 A/0 1-11 新版制定 2013/03/18 2013/03/28 B/0 1-16 大篇幅修改 2014/02/25 2014/03/01 1.依据 依ISO9001：2008/IECQ QC080000第4.2.3条款，ISO14001：2004第4.4.5条款文件控制要求。 2.目的 为使各类文件正确流通、应用及管制，以确保相关部门能适时获得适当且有效之文件，确保品质/环境/有害物质过程管理系统之有效运作，以及作为日后品质、环境、有害物质过程管理改善和追溯之依据。 3.范围 适用于本公司品质体系之相关文件管理。包括系统文件、程序文件、标准与规范、外来文件等。 4.名词定义 文件架构依其从属关系，分为第一、二、三、四阶文件及外来文件。 4.1第一阶文件：管理手册（MM，是本公司所推行的质量手册QM、环境EM手册、有害物质过程 管理手册HM的融合完结版）。 4.2第二阶文件：程序文件(QP) 4.3第三阶文件：检验规范SIP、操作规程、管理规定、管理办法、管理制度、岗位说明书、作业指导书SOP，QCP等(WI)。 4.4第四阶文件：表单、记录(FM) 4.5外来文件(T)--指来源于公司外部,用以指导、规范公司某些作业的文件，如：客供图面、技术规范、说明书、标准书，法律法规培训资料、国际或国家及地方标准和技术数据等均属之。 5.职责与权限 5.1总经理：负责批准质量手册、程序文件及行政管理制度； 5.2管理者代表：负责审核质量手册、程序文件及部分三级文件； 5.3文控中心:负责各级文件之编号﹑登录﹑发行及回收； 5.4 各单位:负责制作及维护、保存本部门相关文件和记录； 5.5 营销/人资/采购/项目/品质部：外来文件之接收后，转交文控中心受控发行。 6.作业程序 6.1 文件制订及变更作业 6.1.1 文件制订作业：根据标准（如ISO9001等）及文件格式要求，视需要及组织功能，由 需求部门依要求撰写并填妥《文件制/修/废申请单》，向文控中心查询文件编号，将编 写/修订后的电子文档发给文控中心（确认格式），待文控中心确认后再将制作好的文件送相关单位会审及审查并呈请核准后颁布发行,（文件审查、核准、颁布发行等阶段，若有任何异议得由原拟案者修改之,必要时得召开相关部门会议研拟办法） 6.1.2 文件编辑正文统一采用宋体小四号黑色字体，段落间距为固定值22磅，其格式如附件9.1/9.2； 6.1.3经文控中心确认后，按以下要求给予编号和版本号：新MM/QP/WI：给予一个新编号及A/0版本，编号方法参见：6.7修订的MM/QP/WI：给予一个更高版本号（依次为B/0，C/0……）； 6.1.4 文件之变更作业：文件若有不合现状，需修改、增订或废止者，得由起议单位填写《文件申请单》，提出修订或废止原因交原拟案单位研议修改或废止； 6.1.5 文件之修订或废止之审查、核准、颁布发行过程与文件制订作业相同； 6.1.6 核准生效之文件，制订部门需将文件原稿及相关记录，连同文件电子档发到文控中心，文控中心将电子文档用A4纸打印出来（含封面），形成书面受控文件，交文件编写/修订责任人签字（按6.2审批权限执行），文控中心进行盖章受控发行及保存。 6.2文件审核及核准权限 6.2.1 文件及资料在发行之前，应由文件审查组审核其适切性； 6.2.2 除非另有特别指定文件及资料之变更，应由原审核同一功能单位/组织部门执行审核； 文件种类 制作人 审查权 核准权 质量/环境/环保手册 管理代表 管理代表 总经理 程序文件 相关部门主管 管理代表 总经理 各类作业指导书（SOP） 相关单位主管 部门经理 质量/环境管理方案 专案工程师 管理者代表 总经理 技术文件 专业技术人员 单位主管 技术部门最高主管 品质控制计划(QCP) 专案工程师 单位主管 品质经理 检验规范/标准(SIP) 专案工程师 单位主管 品质经理 机器操作规程 专业技术人员 单位主管 部门经理 行政和人事管理制度 人力资源部 部门最高主管 总经理 各类表单 各单位需用者 单位主管 部门最高主管 6.2.3 遇核准之权责人员公出，请假等情况，则由权