邮件撰写与发送.pptVIP

* * 行政知識 郵件之使用 * * 不當之案例 背景 : 某某主管從郵局收到的一封信… * * 2 1 5 1 1 某某某 先生 收 吳江市 松陵鎮 中山北路 1655號 蘇州市 人民路 1234號 * * aa、bb、cc、dd大家好： 我要求於2010-07-38日開始 試模，收到信後請開始設計檢討，同時我要求加工中心要準時，不要每次都慢。如果我不在時，由 xx 經理代理我的工作!!! 以上 Xx部 xx 課 組長王小明 2010-07-2 ? ? ??? * * 2 1 5 1 1 某主管 先生 收 吳江市 松陵鎮 中山北路 1655號 蘇州市 人民路 1234號 如果您是某主管， 您看得懂這封信嗎？ * * 前言 從一封 e-mail 可以發現「發郵件人」的對事件 瞭解程度 ; 清楚權責 ; 職場倫理 ; 書信禮儀 ; 表達應對能力 ; 基礎管理能力及邏輯思考與組織 的水平（水準）…只要多看幾封郵件，可以判斷 出「發郵件人」的性格…等事宜。 E-mail是一種商業文書，各級幹部必須學會如何 撰寫、回覆郵件。 * * 因為 1.) 郵件的訊息轉達 / 溝通 / 協調 / 提醒 /命令…. 功效不彰 2.) 偶有些非預期之負面效果產生 所以才有下列有關郵件使用之話題 : “如何撰寫與發送電子郵件 ? ” * * 正確的決定E-mail的收件者與副本 收件人 副 本 發現問題 反映問題 回饋問題 被知會， 但不是負責執行的人 你自己的主管 （使自己的主管暸解 你已發出的郵件 內容） 收件者的主管 （使他的主管知道你 已連絡的事項與你 的訴求或通知） 寄件人 收信後 必須去執行 該事情的人 其他有關單位 人員或主管 * * 不恰當的E-mail 常犯之錯誤 可能或導致之影響 受文者不明確 可能沒人執行 ( 案例即是 ) 受文者一大堆 可能沒人處理且浪費資源製造困擾 給主管不給當事人 否定受文者並有指揮受文者主管做事之嫌 不分配給主管級主管 乏人協助會追蹤且有鄉愿之嫌 不當的分配給高層 直接給核心主管或老闆則有越級報告之嫌 不適的對外郵件之發送 不當的溝通方式或陳述內容將有負面影響 腦力激盪 還有多少 ? 腦力激盪 有何影響 ? * * 稱呼上的注意事項 西式寫法： Dear Andy：一般的用法，帶有尊敬的語氣。 Dear All : 相當於對全部的收件者說：大家好（不含副本）。 Hi, Andy：用於熟悉的朋友。不適用於對主管、長輩。 中式的寫法： 某某先生您好 大家好：表示稱呼全部的收件者（不含副本） 小雄：用於熟悉的朋友 郵件中的起頭稱呼： 是 對全部的收件者稱呼，不是 對副本人員的稱呼。 簡單的寫法如下： * * 結尾的用語、署名 平行對等的用詞 請參考 ; 請協辦 ; 請賜教 下對上的用詞 敬呈 ; 呈閱 ;呈請核示 結尾署名 因為收件人收到郵件時，從寄件人的「郵件地址」不一定能清楚顯示（或判斷）出： 集團之logo / 廠區 / 部門 / 職稱 / 署名/ 聯絡電話 / e mail / 字體 / 大小 / 不花俏。 上對下的用詞 請知悉、請照辦、請參照 * * 其它注意事項… 如果你 想 對 A 說的話，你會不會 轉頭面向 旁聽的 B 說話？( 搞清楚對象 ) 不會的；你轉頭面對旁聽的人說話，那是對當事者極不禮貌的事。 常見的錯誤：要通知 A 處理一件事，但卻將收件者指定為 A的主管，副本傳送給 A本人。（有時候連副本也不給A，好像是交待 A的主管負責去傳達。） 如果你想對 A 說的一段話，你會不會將信寄給給 B？ 不會的。因為你腦筋沒有這麼糊塗。 * * 其它注意事項… 代替他人發郵件時： 要用自己的信箱發送郵件； 在郵件中註明：代替xx人發送郵件； 將副本發給你代替他發郵件的人，藉以向他人証明你是受委託發郵件的； 委託你代發郵件的人收到副本時，才能確認授權給你的事情，是否正確地被處理。 不要濫用驚嘆號「!」 甚至有人用「!!!」，這代表「挑釁」的味道。是很不禮貌的用詞。 * * 參考資料 * * 參考資料 重要 * * 參考資料 * * 參考資料 * * 請指出這封信的錯誤之處… aa、bb、cc、dd大家好： 我要求於2010-07-38日開始 試模，收到信後請開始設計檢討，同時我要求加工中心要準時，不要每次都慢。如果我不在時，由 xx 經理代理我的工作!!! 以上 Xx部 xx 課 組長王小明 2010-07-2 * * 參考答案… 內容日期有誤 ( 日期看不懂 ) 收