公文格式与写作(公文写作讲义).pptVIP

1、命令(令)：适用于公布重要的制度、规定，宣布施行重大措施。最典型的例子就是南方电网公司的1号令、2号令。 2、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。 3、通知：适用于发布制度、规定；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。这种文体应用得最普遍。 4、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 5、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复询问。 6、请示：适用于向上级请求指示、批准。 7、批复：适用于答复所属单位的请示事项。 8、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 9、函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。 10、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 上行文：请示、报告 平行文：函 下行文：命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要 剩下1个文种“意见”可以是上行文(比如报给上级单位就某个问题的意见)，也可以是平行文（比如答复经贸委的询问意见），还可以是下行文（比如下发“…工作的指导性意见”）。 把公文划分为3类10种并非完全和绝对，但为了准确、规范使用，这10种文体也足够用了。 发文字号包括单位代字、年份、序号，这个大家都已经很清楚，发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；如果是请示件，发文字号在左侧，签发人在右侧；“函件”的发文字号标注在横线下方右侧。 按照南网的《公文处理办法》，上报的公文都应在右侧注明签发人（目前省公司本部是请示才必须有签发人）。 应完整、准确、简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；除书名号及顿号外，一般不用标点符号。但在实际工作中，有的部门连这一点基本的要求都做不到，比如直接上报的公文的标题就是“工作总结”、“实施方案”，这些总结和方案单独作为资料或附件可以，但要上报，就必须按照公文的处理办法，以“关于上报……的请示（或报告）”的方式行文才对。 指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。 开头。正文的开头一般是事情的起因说起，比如，有的公文正文开头是上级指示；有的根据本单位发生的事情或其它机关的事情、存在的突出问题；有的是引述对方机关的来文；有的根据从下级机关了解到的情况等。有人称这一部分为引据部分。通过这一部分，要让收文单位和读者知道我们为什么要发文。 如果你执笔起草的公文的正文是向上级机关写的报告，目的是反映情况，请求指示，在主体中你要扼要地叙述事情的经过、亟待解决的问题、解决的初步意见。 如果你所写的公文的正文是向上级有所请示，或者提出具体意见，要上级机关作出答复的，在主体中要陈述充分理由，供上级机关作指示、决定时作为答复的依据。 如果是上级对下级所作指示，在主体中就应讲明意义，提出解决问题的具体措施和要求。 如果是平级机关或者是不相隶属的机关之间商洽工作，就要根据事实，提出本单位的看法和意见，供对方参考。 上行文 不要上级机关作出答复的工作报告或情况报告，结尾用语可以写：“特此报告。” 要求上级机关批复、批准的，可以写：“以上请示，妥否，请批复。”或“当否，请批复。”或“以上请示，请批复。” 要求转发的，可以写：“以上请示，如无不当，请批转。 下行文 要下级机关贯彻执行的，其结尾用语可以写：“特此通知，希认真贯彻执行。” 要求待执行后把情况上报的，可以写：“以上各点，希遵照办理，并将情况及时上报。”或者写：“希即研究执行，如有意见随时向我们反映。” 平行文， 其结尾用语可以写：“特此函复”或“专此函达”或“此致敬礼！” 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。英文“kV”书写必须准确（“前小后大”），电力系统说线路长度说“千米”而非“公里”，写“千瓦”不写“兆瓦”。 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 对上级和对下级的行文，语气一定要注意不同。对上不可目中无人，对下不可盛气凌人。 1、公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以向政府行文；可以与政府的部委办局行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。 2、公司各部门，就具体业务工作，可对公司所属单位行文。公司部门之间一般不互相行文。 3、同级单位、合作伙伴可以联合行文。上级单位和下级单位不得联合行文。 4、各专业会议通知、经验介绍等，应以部门名义行文。公司领导讲话，应发《内部情况通报》或《内参信息》。党委会议、办公会议等应发专题会议纪要。 5、一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的单位。