浅析如何加强文书档案管理.pdfVIP

黑龙江档案 2013年第2期 总第197期 经验 交流 浅析如何加强文书档案管理 誚于春燕 档案工作规范化、标准化是档案管理工作的重要 题，以有利于档案规范化管理。一要准确把握文件立卷 环节，要做好这个环节的工作，就必须建立健全切合实 归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立 际的档案管理制度，按规定实施公文制发、档案立卷装 卷归档，而没有完成的，则不能立卷归档，否则，将会给 订以及对特殊载体档案的管理保护。 档案管理造成无序和混乱。二要明确立卷归档的重点 一、加强公文制发及文书管理工作 和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。长期以 件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都 来，文书处理和文书归档属于不同的部门负责，不同的 具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中 工作人员进行相应的处理和归档，导致文档管理脱节 的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。 分离，文书档案管理程序过于复杂，档案管理较容易出 三要坚持贯彻“以我为主”的归档原则，即归档的文件 现错误，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案 要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则。 的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档 同时，注意有效维护全宗的完整性。在归档工作中既要 一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就 掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档 是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一 文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散 成一个有机整体去进行管理，实现从文件生成办理到 失。 四要对已立卷的档案进行高质量的装订。在装订 归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性。文档 时注意顺序、折叠方法、装订线位置等，并着重对一些 一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书归档 重要文献原稿进行备份处理。 两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档 三、加强对特殊载体档案的管理和保护 案得到科学处理和有效控制。因此，公文制发的质量， 对特殊载体档案的管理规范化是推进档案工作规 直接影响着日后归档档案的质量，我们在公文制发过 范化、标准化的重要环节。这一环节重点处理好两个问 程中，必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高 题，一是加强电子档案管理。在现今的网络工作环境 档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打 下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传 下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺 统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式 寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版 保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存， 形式应符合习惯与常规；其次，要注意检查制发公文是 所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关。二是加 否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否 强声像档案管理。声像档案是指国家机构、组织以及个 准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一 人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值 致，有无日期等；再次，公文字迹要牢固清晰。不论是草 的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等方式记 拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、 录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。声像 批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以 档案是一个单位档案的重要组成部分。随着科学技术 保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；最后 的进步以及办公条件的改善，在机关工作和各类业务 使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称 活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时 和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手 效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追 段的实施应用。 忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理，对产生的声 二、加强立卷与案卷装订工作 像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否 严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。 完整是决定和影响档案价值的重要因素，而立卷问题