档案管理制度【精品管理资料】 .docVIP

文件名称 档案管理制度 部 门 发布日期 文件编号 版本号 0 次 1 编制: 审核: 批准： 共 9 页 目的 第一条 为规范公司档案业务工作，进一步提高档案标准化、流程化的管理水平，开发档案信息化，更好地为公司提高经济效益服务，根据国家及省、市档案管理规范、细则，结合公司具体情况，特制定本制度。 适用范围 第二条 本制度适用于公司各项档案的管理工作。 术语 第三条 文书档案是指反映公司行政管理等工作的档案。 第四条 技术档案是指反映技术研究、生产、基本建设等工作的档案。 第五条 音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影像、录音带、录像带等。 第六条 电子文件档案是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件档案。 第七条 案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管公司。 第八条 立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 第九条 归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理、递交综合档案室保存的过程。 职责 第十条 分管领导 对公司的档案、资料的管理工作进行监督和检查（对口分管领导审批专业对口部门员工和外公司人员的复印档案申请）。 第十一条 办公室 负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、开发利用、销毁等工作。 对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指导。 第十二条 各部门 负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作，并按照本细则的要求及时移交办公室综合档案室存档。 管理内容 第十三条 档案室基本任务 负责档案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科学管理档案，便于查找和利用。 负责做好档案库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体工作，确保档案的安全。 负责做好必威体育官网网址工作，严防失、泄密现象发生。 接收、移出和销毁档案要严格履行审批手续，认真造册登记。 档案人员要保持相对稳定，确因工作需要调整的，应在离职之前办理交接手续。 负责档案的统计、上报工作。 第十四条 生产技术档案管理 档案管理人员对承办部门或公司交来的档案、图纸、资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。 公司在安全生产技术、基本建设、安全管理、设备等技术管理中形成的文件资料应加以整理归档。 为便于档案的管理和利用，生产技术档案分以下四类： 生产技术类；安全管理类；基本建设类；设备类。 第十五条 文书档案管理 档案管理人员按照文件材料归档范围、要求及移交手续，及时做好接收工作。 公司在生产活动中产生的具有保存价值的各种录音、录像、照片、底片、磁盘、光盘等应及时归档。 按照案卷质量要求整理立卷。 按规定进行编目、排架。 积极做好利用工作，编制检索工具，如案卷目录、声像档案目录、专题目录、文号索引、全宗介绍等。 第十六条 底图管理 底图是我公司在生产等活动中形成的重要档案，底图要集中统一归档案室保管。 归档的底图要建立台帐，按照底图的保管要求形式存放在底图柜内，妥善保管不得丢失。 查阅、复制图纸时，必须注明查阅理由、用途以及复制的份数，复制底图时需经主管副总批准。 底图原则上不准修改，确因工作需要修改的，要经公司领导批准，并要注明修改者姓名、修改日期、修改内容。 第十七条 图纸修改补充管理 图纸修改必须经主管领导、总工办经理、设计者审批，由设计部门指定专业人员凭修改通知单进行修改，其他人不得擅自更改。 需要定期更改的图纸，应由有关部门每隔一段时间将原底图复查一次，若有变动及时更改。 图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改好的蓝图、底图同时归档。 底图修改一般采用杠改、刮改和更换新图三种方法，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。 修改较少时，可直接在图面上“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”，并签署本人姓名和修改时间。 修改内容影响原图使用时，应另出新图代替，原来图纸作废，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。 档案管理人员应认真检查更改后归档的图纸，如发现未按规定更改的或更改模糊不清的，或只更改蓝图未更改底图者，要责成有关人员限期更改。 第十八条 立卷归档 归档范围：凡是记述和反映公司生产经营活动的具有保存价值的文件材料（包括人事、行政、财务、工程建设等工作中形成的文件材料），均属归档范围。 归档时间 文书档案一般应于次年6月底前立卷归档完毕。 会计档案由财务部门负责整理立卷，暂在本部门保管一年，期满后向档案室移交。 生产技术档案应于一项工程或其它技术项目工程完工后1个月内或告一段落后，向档案室移交，购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应及时交档案室统一管理。 声像档案应于一次会议、一项活动结束后半