2015007估价报告档案管理制度.docVIP

深圳市同致诚土地房地产估价顾问有限公司 SHENZHEN TOUCHSTONE REAL ESTATE APRAISAL AND CONSULTANCY CO., LTD. 深同诚字[2015]007号文 估价报告档案管理制度 根据行业协会档案管理的要求，结合公司实际需要，为提高档案管理的工作效率与降低行政管理成本，针对房地产、土地报告的特殊性，在原《分公司行政管理制度》（深同诚字[2011]015号）档案管理内容的基础上，制定本制度。 一、估价报告档案存档要求 1、房地产报告： 报告类别 存档明细 存档方式 备注 个贷类 使用E勘宝软件 查勘表、物业照片、地理位置图、产权证 电子版 需向总公司申请同意后执行电子版本存档 未使用E勘宝软件 报告封面、查勘表、物业照片、地理位置图、产权证 纸质版 对公类 报告封面、查勘表、物业照片、地理位置图、产权证等相关资料 纸质版 2、土地报告：参照土地报告备案要求 ◆委托估价函 ◆委托方营业执照 ◆估价对象位置图 ◆估价对象位照片 ◆土地产权证明材料 ◆房屋产权证明材料 ◆他项权利证明材料 ◆背景材料 ◆估价案例位置图 ◆估价案例照片 注：以上附件保存电子版即可. 3、所以报告中涉及的估价人员、估价师签字需保存签字模版，存入模板库，并及时更新。 二、档案存放年限与销毁OA系统上确认，确认后2天内整理完善后存档； 3、总公司IT部按季度对将电子版本进行备案存档； 4、总公司督办人员将每月检查档案存档的及时性。 五、档案借阅要求： 1、档案管理员负责存档报告的借阅工作。原则上除公司技术人员之外，所有市场人员只能借阅自己项目的报告底稿； 2、借报告底稿必须登记（档案借出登记本），并于5天之内归还。借用报告遗失的，责令相关人员补齐归档且作行政处分。 3、档案室钥匙由档案管理员负责保管，因外出有工作交接的，必须做好交接登记。 六、管理责任 公司OA上导出的数据为依据，总公司总裁办对各分公司的档案管理不定时监督，发现档案存档不及时，分公司负责人、行政负责人、档案管理员KPI以2分/份予以扣罚。检查工作中发现档案遗失，公司负责人、行政负责人、档案管理员KPI以5分/份予以扣罚。 七、附则 1、本制度颁布之日起生效实施。原《分公司行政管理制度》（深同诚字[2011]015号）中涉及档案管理的相应内容同时废止。 2、集团总经办负责对本制度的解释、修订和完善。 深圳市同致诚土地房地产估价顾问有限公司 二〇一五年三月十九日