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关于研究生“数字离校”系统 2012.11.1 一、“数字离校”工作综述 传统的毕业离校办理流程是学生拿着“离校单”到各个业务部门盖章，只有盖完单子上的所有公章后才能到学院领取毕业证和学位证，学生如果不慎丢失离校单，就需要重新办理所有手续。另外，各个部门在办理离校业务的过程中，也存在工作量大，管理效率低下等问题。建设“数字离校系统”的目的是为了给毕业生提供方便、高效、一体的离校手续办理环境和服务，加强参加离校的各个部门间的数据共享、工作配合和业务协同，提高学校各相关部门的工作效率和服务质量。 “离校系统”建设情况： 教育技术与网络中心对教务处、研究生部、学生处、财务处、学生社区教育管理中心、学生就业指导服务中心、图书馆、保卫处、实管处、校医院等10个职能部门及交通工程学院、电力学院、管理与经济学院、理学院等院系进行了需求调研，在需求调研的基础上，整理了离校流程及环节设置，完成了系统部署，并对以上部门进行了系统功能确认，广泛收集了各部门的建议，对系统功能和流程进行了反复修改。目前系统通过测试，已经具备上线运行的条件。 二、离校系统的主要功能 主要模块 分项名称 功能 离校办理 业务准备 导入需要办理的人员名单，同时无需办理的批量通过。 离校批量办理 批量办理业务 离校现场办理 单个办理业务。 离校统计 院系统计 按院系统计离校办理结果并导出结果。 专业统计 按专业统计离校办理结果并导出结果。 环节统计 按环节统计离校办理结果并导出结果。 公告与咨询 公告管理 各部门可以发布离校相关公告。 咨询管理 学生可向各部门在线咨询离校相关问题，各部门可以在线回答学生的咨询。 注：各环节都涉及到业务数据准备，各部门可根据系统提供的模板提前准备好业务数据并导入系统。另外，各部门都有咨询区，可指定专门人员负责在线解答咨询区问题。 三、研究生离校环节及流程设置 研究生离校环节设置： 环节编号 环节 是否必须环节 管理部门 环节说明 1 导师审核 是 导师 ↓ 2 图书退还 是 图书馆 并 行 环 节， 办 理 无 先 后 3 图书欠款清还 是 4 借书证注销 是 5 毕业论文提交 是 6 学院审核（登记研究生党员介绍信抬头单位与基层单位） 是 学院研教办 7 确认是否欠化学试剂调拨款 是 实管处 8 确认住宿费是否缴清 是 财务处 9 确认学费是否缴清 是 10 确认借支是否还清 是 11 退宿 是 学生社区管理中心 环节8是其前置环节 ↓ 12 审核学院登记研究生党员组织关系登记信息 是 研究生部研工办 环节1-11是其前置环节 ↓ 13 学生证注销、发放报到证派遣证、发放毕业证和学位证、发放党组织关系介绍信 是 研究生到学院研教办；博士生到研究生部学位办；委培研究生到研究生部综合办 最终环节 ↓ 14 户籍迁移 否 保卫处 非必须环节 15 档案迁移 否 研究生部 非必须环节 学生登录离校系统（），可查看自己各环节的办理状态。学生只需到办理状态为“未完成”的相应部门办理离校手续。 四、离校准备工作与现场办理 离校准备工作： 责任部门 职责或活动 日期 研究生部 准备研究生毕业生的基础数据并导入系统；导入研究生毕业生党员名单；提供研究生导师带学生名单。 离校正式开始前5天 学生社区 导入学生的住宿信息；离校正式办理前提供住宿费退费名单给财务处；导入毕业学生住宿费欠费名单。 离校正式开始前 财务处 收费预处理（离校前通知学生将所欠学费存卡，集中扣款）；退住宿费（离校前根据社区管理中心提供的退费名单将退费打入学生银行账户）；导入学生欠学费名单；导入研究生欠借支名单。 离校正式开始前 图书馆 导入欠书、欠罚款、研究生论文未上传学生名单。 离校正式开始前 保卫处 导入户口在学校学生名单 离校正式开始前 教网中心 离校系统维护及系统使用培训；系统用户的账号授权管理；协助各部门完成数据导入工作。 离校正式开始前10天 实管处 导入研究生欠化学试剂调拨款名单。 离校正式开始前 各部门现场办理工作： 责任部门 职责或活动 日期 研究生部 研究生档案迁移办理（非必须环节）；党组织关系办理；派遣证、学位证、毕业证发放；答复“研究生部咨询区”的在线咨询问题。 离校办理期间 财务处 收缴所欠学费和住宿费并确认通过；收缴研究生所欠借支并确认通过；答复“财务处咨询区”的在线咨询问题。 离校办理期间 图书馆 办理毕业生还书、收缴罚款；办理借书证注销；确认研究生电子论文是否上传；答复“图书馆咨询区”的在线咨询问题。 离校办理期间 学生就业指导中心 答复“其他咨询区”的在线咨询问题。 离校办理期间 保卫处 户籍迁移办理、确认；答复“保