经营企划室教材如何写好邮件.pdfVIP

如何写邮件Writing Email 1. 书写邮件前后文 2. 邮件内容 3. 书写格式 4. 附件 Lobo Wang Heading Body •书写邮件标题 （heading），首先要明确二部分 ：对方姓名，目 ， •书写邮件本文 （body），首先要明确二部分 ：内容，署名 1.需要行为者 才放在”To”, 其余的放在”CC”, 尽量别Reply to all. 2.得CC给你的主管 。及对方的主管。 3.邮件主题(subject)得切题, 别Re: Re: Re不停 . 4.Reply时，别无关的附文或附档删去! 5.你若够有名气 ，可以不署明单位与工作性质，不然得让对方知道 ，谁在发邮 件，如何联络 。 6.主题（subject）框 内容应简明地概括信 内容，短的可以是一个单词 ，如 greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句 ，但长度一般不超过 35个字母 。内容切忌含糊不清。 Lobo Wang 邮件内容Body 1.一定要简明扼要 ，多用项目符号Bullet，不是在写散文 ！ 2.别写太多无关紧要的事情 ，针对目的顺序对答，不能遗漏。 3.尽可能使用常用的词汇 ，勿用生僻，不确定的词汇 ，术语要统一。 4.不要轻易认为有些内容你不写，对方也会明白或理解 ，要想像对方的立 场，对方在很远的地方 ，并不能看到我们现在的工作状况 。 5.能够量化 ，就别用形容词！像tomorrow’s meeting这样的表达，应改 为meeting on Monday (Conference 110,AM 0900,May 11th)。 6.对事不对人，别情绪化！凡事谢谢 ，记得感恩。多写We，少写I。 7.能一页就写完，就别写超过两页 。把重点放在前面 ，细节放后面 ，让对 方易读。最好就一行最好就一行！ 最好就一行最好就一行 Lobo Wang 邮件排版Editing 1.邮件的书写应保持排版整洁 、字体统一。 2.杜绝多种语言同时存在的现象。 3.段落要分明 ，要美观赏 目。称呼和正文之间，段落之间，正文和信 尾客套话之间一般空一行 ，开头无须空格 。 4.英文字体 ，选Arial，Times New Roman。 5.字体要适当10到14为宜，考虑对方立场。 6.重点字体可以用粗体字Bold。或底线。 7.一般来说 ，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 。 Lobo Wang 附件attachment 1.文件名应采用英文 ，避免发送中文文件名 。 2.档案尽量不要超过2M。 3.能用PDF档案，可以避免很多争议 。 4.简单的东西，别以附件来表达，可以直接贴图 。 Lobo Wang •考虑对方的时差，周五的邮件很敏感 。 •一早看完所有邮件，当日回复 ， •每日过滤未完成事项，固定跟踪。 •邮件是信用的累积，要重视！ • Fyi: for your information, btw：by the way, ASAP： as soon as possible. 上述缩略词和小符号要视具体情况而定 ，不宜滥用。 Lobo Wang 1.会议记录追踪，必须用W3 2.善用outlook功能 。投票，会议。。。