高校干部人事档案信息化管理系统建设初探.pdfVIP

南方论刊·2012年第11期 工作研究 高校干部人事档案信息化管理系统建设初探 李 妍 (茂名职业技术学院广东茂名525000) 【摘要】随着高职院校的迅速发展，学校人事档案资源的开发利用提出了更高更新的要求，干部人事档案信息 化的基本要求是建立信息化的管理系统。其思路是，重点考虑集成问题、提高服务意识、注重信息化的应用与实施 等。对业务流程作深入调研，对其系统设计的各个部分作分析，提出适当的方法和措施。 【关键词】高校人事档案；信息化；探讨 近年来随着高职院校的迅速发展，学校在师资队伍 环节，每个环节之间产生的变化，以及档案的业务管理 建设方面力度加大，引进人才越来越多，人才流动越来 系统建设包括哪些功能，每个模块之间的流程关系和信 越频繁；许多教师一边工作一边继续进修，干部的学 息交互内容等。需求分析阶段不仅需要提出信息系统的 历、学位等人事档案信息变化很快；由于学校对于人事 建设要求，还需要信息技术人员在了解需求的同时借鉴 档案有多方面的应用需求，如师资培养、人才选拔等， 成功的经验，采用启发等方式挖掘业务需求。 对于人事档案资源的开发利用提出了更高更新的要求。 其四，在了解需求的基础上，需要进一步进行系统 这都迫切要求高校实现人事档案管理的信息化。干部人 的规划和设计，包括系统运行环境规划、模型设计、流 事档案信息化的基本要求是建立信息化的管理系统，即 程设计、接口模型设计、实施方案、进度计划、费用预 干部人事档案管理平台，通过该平台实现人事档案的信 算及软硬件环境方案论证等。技术专业人员是设计阶段 息化收集、归档和利用，为高校干部人事管理提供更好 工作的主要承担着。 的服务。本文结合茂名职业技术学院的干部人事档案管 最后，信息化的应用与实施是很重要的环节，也是信 理实际需要，对建设相应的干部人事档案信息化管理系 息化工作的最终体现。这一阶段的任务是系统软硬件环境 统进行了初步探讨。 的选型、购买、调试、配置及信息系统的应用、实施与培 训，系统定义、数据库以及数据装载、数据存储和数据访 一、信息化管理系统的建设思路 问等系统的整体建设。最终通过应用实施和培训，整个系 其一，由于档案管理中存在信息孤岛的问题，因此 统将交付给档案工作者使用，信息技术人员随着系统的不 集成问题是需要重点考虑的，我们要从实际应用需求出 断完善逐渐撤离，后续服务可根据需要定期进行。 发，从电子文件在业务系统的形成、归档前的整理、移 交归档，以及归档后电子档案的管理、存储、访问和利 二、业务流程分析与功能需求调研 用等各个环节提出集成系统的应用关键点。而实现集成 (一)业务流程分析 的前提是信息的数字化，同时要注重信息的规范化。 在人事档案管理中，档案从形成、移交、保管到最 其二，在信息化管理系统建设的同时需清楚地认识 终被利用跨越了多个阶段、多个单位和部门，每个阶段 到，档案信息化工作的核心内容是档案业务，开展信息 和每个部门都包括多项业务，按照档案管理业务流程和 化的主体是档案工作者；信息化推广应用后的受益者是 信息传递的环节可划分为五个阶段： 全校教职工，是档案资源的享用者；信息技术仅仅是实 1、信息的数字化：信息的数字化主要包括两个方 现信息化的手段，其一切工作都是为更好地支持和建设 面，一是现有馆藏档案信息的数字化，包括档案整理、 业务系统，因此，在整个信息化管理系统建设过程中服 扫描、图文信息编辑和目录信息录入等；二是现有业务 务意识至关重要。 执行的信息化，包括办公自动化，如通过扫描仪等形成 其三，应规范和掌握档案信息化开展的工作流程。 数字文档，以及按照格式规范通过信息平台直接上传、 充分认识到需