南沙区机关档案综合管理分类方案.docVIP

南沙（开发）区档案综合管理分类方案 为了加强区机关单位档案业务建设，实现档案管理的规范化、标准化和系统化，根据《广东省机关档案分类办法》、《广州市机关档案综合管理分类方案》［２００１］，结合南沙（开发）区档案工作的实际，制定本分类方案。 一、档案类别的设置和代码。 遵照档案集中统一管理的原则，一个区属单位形成的全部档案为一个全宗，全宗内的档案按其性质、载体的不同，划分为文书档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、审计档案、人员档案、声像档案、实物档案、专业档案等。各门类档案以英文大写字母为代码，大类以下的属类用阿拉伯数字作代码，从左至右依次叫一级属类、二级属类……。档案据此进行分类组卷和排架管理，有类设类，无类空类。 一些机关因业务性质特殊，形成某些专业档案，可单独设立大类，排列在实物档案后面。代字用英文字母接上。 各类别档案及其代码设置如下： A 文书档案 B 基建档案 C 设备仪器档案 D 会计档案 D1 报表 D2 帐簿 D3 凭证 D4 工资单 D5 其他 E 审计档案（区审计局专用） F 人员档案 F1 已故人员档案 F2 其他人员档案 G 声像档案 G1 照片 G1.1 照片底片 G1.2 照片正片 G1.2.1 建设面貌照片 G1.2.2 人物照片 G1.2.3 会议照片 G1.2.4 荣誉照片 G1.2.5 参观视察照片 G1.2.6 业务活动照片 G1.2.7 文体活动照片 …… G2 录音带 G3 录像带 G4 磁盘 G5 光盘 H 实物档案 H1 可折叠类 H2 不可折叠类 I 专业档案 …… 二、各门类档案的编号方法。 １．文书档案以件为单位进行整理，采用“年度——保管期限”的方法编制归档文件顺序号。具体见《归档文件整理规则》（国家档案行业标准ＤＡ／Ｔ２２—２０００）。 ２．基建档案按工程项目编案卷顺序号。其结构分两部份：横线左边为分类号，右边为案卷顺序号。 设备仪器、会计、人员、声像、实物档案均参照这种形式编档案号。 具体举例如下： Ｂ 1 － 1 ～ n 案卷顺序号（第一卷） XX大道XX号办公楼（第一项工程） 大类代字（基建类） C － 1 ～ n 金杯XX型号面包车案卷（第一卷） 大类代字（设备仪器类） D 1· 1 · 1－ 1 ～ n 案卷顺序号（第一卷） 三级属类代号（第一本目录） 二级属类代号（第一个单位代号,可选） 一级属类代号（报表） 大类代字（会计档案） F 1 － 1 ～ n 案卷顺序号（第一卷） 胡XX（第一位人员） 大类代字（人员类） G 1· 1 － 1 （1）～（n） 底片顺序号（第一张底片） 案卷顺序号（第一本底片册） 二级属类代号（照片底片） 一级属类代号（照片） 大类代字（声像档案） G 1· 2 · 1－ 1 （1）～（n） 照片顺序号（第一张照片） 案卷顺序号（第一本照片册） 三级属类代号（建设面貌照片） 二级属类代号（照片正片） 一级属类代号（照片） 大类代字（声像档案） G 2 － 1 ～ n 案卷顺序号（第一盒录音带） 一级属类代号（录音带） 大类代字（声像类） 注：录像带、光盘、磁盘参照录音带的编号方法。 H 1 － 1 ～ n 案卷顺序号（第一件可折叠实物，如锦旗） 一级属类代号（可折叠类） 大类代字（实物类） 二〇〇七年九月三日 1