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案例分析十三 案例场景 某集团是一家电信设备公司，在全国各省设有分支机构。2002年8月，集团某省A分公司与中国电信的某省运营商B公司、某省级电大C签订了建设宽带专用网合同，合同总值超过三千万元人民币，合同内容包括网络硬件系统和网络软件系统，计划一年完成。 8月19日，A分公司总经理召开了第一次项目会议，网络软件系统开发团队中的李清和张雷波以及生产项目经理刘齐和订单管理经理蔡建东通过电话参加会议。会上宣布了项目团队的组建事宜，由张强担任项目经理。随后的一周，张强和助手叶敏完成了项目说明书和项目计划的起草，并提请相关人员确认。 初期，项目进展顺利。很快，张强和叶敏就制定出了项目时间计划、资源管理计划和风险管理计划等。此时，位于北京总部的网络软件系统开发团队项目经理李清提出，希望能够提供更多的用户需求细节以便提高开发效率和准确性。为此，张强制定了为期一个半月的每周软件开发例会，通知C电大现代教育技术部主任王东和张雷波及相关人员参加。 紧接着，订单管理经理蔡建东告诉张强，由于事先没有沟通且市场价格变化较大，CISCO路由器备件和东信集团生产的协议转换器不足，需要延长交货时间。张强与生产项目经理刘齐讨论后得知，交货时间可能比预期要晚三个月。张强将此问题提交给A分公司总经理。A分公司总经理要求张强制定了为期两个月的每周两次的订单状态报告和协调会议，并要求相关的高层经理参加，尽量缩短交货时间。 在即将交货的前两周，在一次和B公司的研讨会上，张强突然得知B公司项目中有些辅助的备件现场没有，这将影响施工进度。无奈之下，张强要求系统安装和支持队伍在两周内到现场做实地勘察，并将所需的材料和备件统一上报。由于工期紧迫，这些辅助备件不得不单独采购。因而，张强需要组织采购工作会议，并设置采购的工作程序。此外，项目的培训和准备工作比预期更为复杂。 最后，所有货物运到安装现场比预期晚了近二个月。很快，新的问题接踵而来。由于恰逢春节，项目不能按计划进行。张强需要重新计划各地的实施日期，这给原本紧张的工期又增加了压力。另外，由于工期的延误，负责施工的技术人员已开始忙其它工程，张强还得重新与负责技术支持的经理磋商安排。还有，设计的网络软件系统不能满足宽带专用网的功能需求，尤其是当全省各级电大都参加视频会议时出现网络堵塞现象。 于是，张强要求网络软件系统开发团队中的李清对软件系统进行改进。这样，网络硬件系统构建成功的二个月后，网络软件系统才完成改进工作。2003年12月系统开始试运行。按照合同规定，尾款要等到验收合格才能支付，双方都组织了各自的测试队伍。3个月后，系统通过测试，项目在2004年3月底结束。 【问题1】请以300字内回答，张强为什么会有如此多的问题，造成问题的原因主要是什么？ 【问题2】请以400字内回答，在软件开发过程中，项目经理应如何实现高效会议？ 【问题3】请以300字内回答，在软件开发过程中，怎样实现不同部门间或与外部用户的有效沟通？ 参考答案 【问题1】 作为项目经理面对项目问题应从更深层次上思考，要遵循项目管理原理，而不是浮于事务本身。项目经理张强在项目开始时就应制定详细的项目管理计划，应先考虑好可能要进行的项目沟通并加以执行，而不是在出现问题时才去弥补。沟通不完整的项目过程，大多数会顾此失彼，进一步导致项目问题的发生。一言纳之，张强的问题关键是没有计划，如果按软件过程能力成熟度模型CMM来评价，该项目组织只是能是初始级。 造成项目问题的原因有以下几点：沟通管理计划没有或不够详细；没有重视部门间横向沟通；与客户沟通不到位，客户需求求新未准确把握。 【问题2】 要实施高效的会议，首先是在会议前要有计划，会议通常计划来源于项目沟通管理计划，准备阶段通常如下按顺序实施： ①决定会议的宗旨和类型 ； ②分析会议的因果：本次会议同本部门目标的关系？本次会议同上、下次会议的关系？什么事可能会影响对本次会议的兴趣？ ③明确涉及的、受影响的人和事； ④制订会议成果说明； ⑤决定要讨论的主题； ⑥决定会议角色分配； ⑦决定会场布置； ⑧计划会议议程表：非正式议程表、正式议程表（5W和1H ）。 在会议过程中，有效地主持或参与会议则要注意按会议步骤逐项讨论议程,总结决定。在会议中应鼓励鼓励与会者积极参与,制止消极行为和不良意见。陈述信息要自信，态度要直接、坦率。对整个会议要注意掌握时间，记录重要备忘事项和决定。 会议跟踪也是一项重要工作。应自上而下逐级向必要的非与会者传达会议信息，制定行动计划以完成分派的工作，确定计划以跟踪会上决定的工作进度。制定下次会议议程。 【问题3】 项目经理应明确自己的工作职责范围，对项目相关资源安排在制定沟通管理计划时应有详细的描述。对项