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安生部档案管理制度 目的 为加强安生部管理工作,充分发挥档案作用,适应社会主义现代化建设的需要,根据《中华人民共和国档案法》和市档案局等有关规定,结合安生部实际情况,特制定本办法。 适用范围 本标准适用于国电中商苏尼特右旗风电有限公司安生部档案管理工作。 工作流程 档案归档整理流程见附录A。 程序与要求 主体 工作活动中形成的各种门类和载体形式的档案及有关资料由安生部档案室集中统一管理。 总则 建立综合档案室,设专职档案工作人员,对单位各种门类载体的档案进行统一管理,任何单位和个人不得擅自留存应归档文件材料。 安生部档案专责人:张卫,剌焕强。 档案工作人员认真做好相关文件材料收集、整理归档、保管、查阅、利用等工作,确保安生部工作活动中形成的档案材料完整、准确、安全、有效,保证应归档文件材料齐全、完整、安全、整理合乎规范。 文件收集分为平时收集和年底集中收集。搜集的范围包括文书档案材料和各种门类的档案材料。 分类 文书档案:在单位管理过程中产生的有保存价值的内外部文件。 声像档案:单位活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的材料。 搜集 文书档案 (一)各科拟稿形成的文件,制发后将底稿连同文件交文书存档,下年初归档整理。 (二)各部室收到的由文书递交的各级文件,一律保存齐全,每年十二月底前交文书整理归档。 (三)上级各种会议讲话等材料、公司安全会议记录、工作计划、各种统计报表等材料安生部档案工作人员应在每年十二月底前搜集归档整理,其中会议材料应在会议结束后进行归档 。 声像电子档案 对安生部整理归档的工作活动中形成的照片档案,每年十二月底前综合档案室接收统一管理。对工作活动中形成的录音、录像、磁盘、光盘等载体档案材料,活动结束后及时交档案人员编目、归档整理。 归档整理 文书档案 (一)归档文件 单位在只能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件都应该归档整理。 (二)归档文件整理 归档文件应以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。 (三)质量要求 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 (四)装订 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时复文在前来文在后。 (五)分类 归档文件采用年度??机构(问题)??保管期限??年度??机构(问题)来进行分类。 (六)排列 归档文件在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 (七)编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在件皮上填写全宗号、年度、保管期限、件号。 1、年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注,如2011. 2、保管期限:是保管期限的简称。 3、件号:是文件排列顺序号,按文件排列顺序从“1”开始标注。 4、名称:文件名称 (八)文件目录 依据室编件号顺序编制归档文件目录。 1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。目录包括:件号、责任者、文号、题名、文件日期、文件页数、备注等项目。 2、件号:填写室编件号。 3、责任者:制发文件的单位,即文件的发文机关。 4、文号:文件的发文字号。 5、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“”。 6、日期:文件形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日, 7、页数:指每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 8、备注:注释文件需说明的情况。 (九)装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊。 声像电子档案 安生部各项工作活动中形成的照片,由安生部档案专责人进行分类整理、归档,交安生部档案室统一管理。 档案专责人对接收的录音、录像、磁盘、光盘等载体档案材料进行编目、归档整理。 查阅 档案原则上不外借,查阅者只准在档案阅览室内查阅。 本单位工作人员因需要查阅档案资料时,需经安生部主任同意,办理登记手续。涉及核心机密档案需经单位领导批准同意。 外单位人员查阅档案资料,必须持有介绍信,经领导批准办公室同意后方可查阅。 查阅档案者不准拆阅、涂改、乱画标记、摘录,用后按规定清退到档案室并当面交点清楚。 查阅完后应填写《借阅档案效果利用登记》。 编研利用 为有效地开发利用档案,档案工作人员应编制归档文件目