TCL ERP项目FIAP-5 员工费用报销流程.docVIP

FIAP-5员工费用报销流程定义文件 目录 1 文件控制 2 1.1 目的 2 1.2 版本管理 2 1.2.1 版本控制 2 1.2.2 变更清单 2 1.2.3 批核授权 2 1.3 流程图 2 2 流程说明 2 2.1 目的 2 2.2 流程描述 2 2.3 差异分析 2 2.4 安全考虑 2 2.5 工作职能 2 2.6 发生频率 2 2.7 备注 2 3 附件 2 文件控制 目的 本文件的目的是更新和描述员工费用报销的业务流程。此文档在功能需求方面对业务流程的描述将作为TCL TV ERP项目之SAP原型设计的基础。 版本管理 版本控制 原作者: 李福涛 现版本号: V1.0 上次修改者: 上次修改日期: 2004-07-28 变更清单 版本 修改日期 修改地点 修改原因 作者 N/A 批核授权 流程主管名称 签名栏 日期 签注栏 流程图 流程说明 目的 描述在系统内实现员工费用报销业务，并让财务帐上体现以员工分类进行登记的各业务凭证。 流程描述 流程40：员工权责主管审核一般应包括部门负责人（部门经理）和中心授权负责人； 流程60：费用会计审单一是针对原始单据/费用报销单的合法性进行审核，二是对授权负责人的审批范围进行监督；如果单据本身不符合财务规定或授权责任人审批范围不合理，则将原始单据/费用报销单返还给报销人员，并告之原因； 流程70：财务经理审核不能通过时，单据将退回给费用会计处理； 流程90：财务总经理或副总裁、总裁审批不能通过时，单据也将直接退回给费用会计处理，若审批通过以后，费用会计即可在SAP系统录入凭证； 流程110：由于把员工作为供应商进行管理，系统内必须做两笔凭证：1、会计记录费用及应付员工凭证，借：费用科目 贷：其它应付-员工。在员工有预支款时，应先冲销预支款，再确认应付员工款。对于员工备用金和保证金业务，采用其它应付特殊总帐科目；；2、会计运行自动付款程序（产生凭证：借：其它应付-员工 贷：现金）； 流程120：费用会计将运行自动付款程序产生的付款凭证打印出来，附在原始单据/费用报销单前面粘贴好，交给费用办主管审核； 流程130：费用办主管对费用会计打印出来的付款凭证进行审核以后，将单据返还给费用会计，由费用会计将单据交给资金办资金出纳付款，如果审核有错误，费用会计将重新制作凭证； 流程140：现金出纳付款，并根据POS机付款单据手工记录现金日记帐； 流程150：资金办资金出纳通过POS机付款完毕以后，通知报帐人员来签字确认并登记，该报帐业务结束。 差异分析 员工按照供应商进行管理，需要在SAP中对员工创建供应商； 费用报销不能直接从现金科目付出，必须通过“其他应付款”记录应付款项，再作付款。 安全考虑 工作职能 以下的岗位的人员，将在本业务流程中承担以下工作： 岗位名称 工作内容 工作时间 所属子流程 费用会计 报销单据的合法性审核 每天 FIAP-采购到付款 员工应付款凭证登帐 每天 FIAP-采购到付款 运行自动付款程序产生付款凭证 每天 FIAP-采购到付款 费用主管 1． 凭证审核 1． 每天 1． FIAP-采购到付款 财务经理 1． 报销单据审核 1． 每天 1． FIAP-采购到付款 财务总经理/副总裁/总裁 1． 报销单据审批 1． 每天 1． FIAP-采购到付款 现金出纳 1． POS机付款 1． 每天 1． FIAP-采购到付款 1． 登记日记帐 1． 每天 1． FIAP-采购到付款 发生频率 备注 附件 TCL集团公司多媒体事业部ERP实施项目 TCL集团公司多媒体事业部ERP实施项目测试 - 8 -