万向钱潮WXQCERP项目 --- FICO系统切换期间未清数据管理规范.docVIP

万向钱潮SAP项目 -- 财务部期初未清数据管理规范 为保证万向钱潮SAP项目上线和支持阶段工作的顺利开展，以及信息交流反馈顺畅及时，现财务部对期初未清数据的工作要求如下: 一 一般总帐科目余额、客户余额和供应商余额、固定资产余额 上线时财务部门提供一般总帐科目（只是包括资产负债表科目）、每个客户和供应商的未清余额。 除了2004.04增加的固定资产和在建工程外，项目组已经调整出钱潮和锻造4月应提折旧，财务按照此折旧进行调整4月折旧。4月进行的在建工程结转需要在5.3提交明细资产的清单。 二 业务员提成 由于上线时财务部只提供客户应收帐款的余额，未能提供明细清单，在上线后回款清帐时由销售部门开结算清单并注明为“期初应收帐款”，财务人员在SAP系统中无法对单核销，因此需在原有系统中需对期初的应收帐款回款情况继续进行管理，并在原有系统中计算这部分业务员的提成。 上线后的新销售定单在SAP系统中进行追踪管理，回款清帐时根据SAP流程规定（由销售部开结算清单注明具体情况）由财务部在SAP系统中对单核销， 这部分业务员的提成在SAP系统中根据两张报表进行计算和财务记账。 三 未清采购数据 1.未清采购清单分以下四种情况： 在4月30日24点前已收货已收发票：对于这部分不需要补单 在4月30日24点前非寄售的标准采购订单已收货未收票：将来发票来时，和清单核对并作标记然后直接在财务处理，不补采购订单； 在4月30日24点前寄售的采购订单已收货未收发票：如果未使用消耗，不需要补采购定单，库存作为期初库存进入，如果已经使用必须在4月30日24：00前和供应商结清 （注：如果是寄售的采购物料，必须事先在系统中维护信息记录的价格，如果没有信息记录则不能作寄售业务处理） 在4月30日24点前未收货未收开票：根据清单补做采购订单，采购订单号必须通知供应商，供应商在下次送货必须提供采购订单号 仓库已经入库验收的物料并已包含在4月30日的盘点中，财务部没有收到相应发票，未计入应付帐款期初余额，仓库提供明细清单给财务部核对确认，财务期初数据初始化时将该类业务记入“应付帐款－期初暂估”； 上线后收到供应商发票(采购部门收到发票后核对是否属于4.30之前的业务，如属于则注明)，财务部门也需核对是否属于上类业务，如属于，则减少“应付帐款－期初暂估”，增加“应付帐款－xx供应商”或直接减少现金和银行存款 工序中的外协 整理出4月30日外协供应商处的库存（发黑、磷化等工序外协的供应商库存）清单，等供应商对这部分交货时，发票到达时直接在清单上核销，并交由财务直接作手工财务凭证。 委外加工部分 在4月30日24点前供应商已领料还未交货的委外采购订单（包含原来的买卖制和部分加工制）：统计4月30日外协供应商处的库存，根据外协供应商库存补做相应的采购订单，然后，转原材料到供应商外协库。 在4月30日24点前如果已领料消耗，必须和供应商结算清。 在4月30日24点前已收货未领用的，也不需要补单，作为外协的期初库存考虑。 在4月30日24点前未领料未收货未开票：根据清单补做采购订单，采购订单号必须通知供应商，供应商在下次送货必须提供采购订单号 库存余额 库存整理分成自有库存、寄售库存、外协库存。5.2日库存余额导入完毕，MM递交财务库存值，财务以此库存余额作为4月底的库存余额。 在制品不包括在库存中，财务根据车间提供的报表记账4月“在制品”余额，上线后财务不做“在制品”余额的扣减，生产根据补录的生产订单收货，月末财务做订单结算，财务用“生产订单差异－半成品和成品差异”来冲减期初“在制品”余额。 五 未清销售数据 截止到2004年04月30日下午24点前发生的销售订单如果已经发货给客户，将发票开出，计入客户4月份的应收帐款；仓库已经发货的销售，必须在4.30全部开发票，确认收入和应收。 截止到2004年04月30日下午24点前发生的销售订单如果没有发货给客户， 计入未清销售订单， 在2004年05月03日在生产系统补入销售订单； 截止到2004年04月30日下午24点前发生的销售订单如果有部分发货给客户，将部分发货的发票开出，记入客户04月的应收款；将未发货的部分，计入未清销售订单，在2004年05月03日在生产系统补入销售订单（销售订单数量仅补未清的部分）。 未发货的部分，补录的销售订单，上线后有发货和开发票直接从系统发货和开系统销售发票，再外部开金税发票。 六 期初数据错误调整 1. 期初余额导入完成，核对无误后，打印资产负债表交钱潮财务和锻造财务确认，即视为财务数据上线完成。 2.库存导入完毕后，立即关闭4月的物料期间，开启5月的物料账期间，全部余额导入完毕无误后，立即关闭4月的会计期间和开启5月的会计期间，允许业务操作。 3.由于期初数据整理时对部分科目进