药业公司文书档案管理办法.docVIP

浙江京新药业股份有限公司 文书档案管理办法 为加强公司文书类档案（以下简称文书档案）工作业务建设，逐步实现文书类档案管理工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》及公司档案工作条例，特制订本办法。 一、凡公司在党群、行政、经营管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属文书档案。按照国家规定，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 二、文书档案应严格执行部门立卷归档制度，各部门要把此项工作纳入工作计划和管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。 三、公司各部门要有一名负责人分管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案人员做好档案的收集、整理、归档工作。 四、归档范围 文书档案归档的主要内容是行政管理（科研、基建、产品、设备、会计、声像管理文件均归入相应的门类）、经营管理二大系统的内容。归档的重点以本公司形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文电及附件。上级来文中，应以针对公司的指令性、指导性文件为主。具体范围见附件。 文书档案整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 文书档案的归档以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 六、归档要求 各部门要做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹。 立卷归档前兼职档案人员要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整；检查文件反映的内容与事实是否相符；检查文件的结构（标题、作者、时间、印章等）是否齐全，有问题的，应及时采取补救措施。 不同年代的文件一般不在一起立卷；同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后，不能分散。 归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 归档的文件材料要求字迹工整、清晰，禁用圆珠笔、铅笔、复写，字迹不清，破损的文件材料应修补誊清。 七、归档文件整理方法 装订：归档文件应逐件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。每件归档文件采用左侧或左上角装订，页数少的装订采用粘贴法，页数多的文件采用三孔一线。装订时不影响归档文件的阅读和复制。 分类：归档文件采用年度－机构（问题）－保管期限方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件可集中排列。 编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。 保管期限：标注归档文件保管期限的简称或代码。永久为“Y”、长期为“C”、短期为“D”。 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5、编目 归档文件应依据分类方案和档案室编件号编制归档文件目录。《归档文件目录》由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成，并装订成册。 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 归档整理说明内容包括本年度立档单位概况，内设机构及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况。 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 ①件号：填写室编件号。 ②责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 ③文号：文件的发文字号。 ④题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。 ⑤日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， ⑥页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文