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第十六章 商务综合部岗位管理制度 第一节 总则 第一条：友爱奉献，连接内外，亲合交流，百问不厌，要使商务成为凝聚力量的平台 第二条：至公无私，管理到位，做好细节，完善执行，要使商务成为进销存的枢纽 第三条：把控流程，督促促进，跟踪到底，圆满发展，要使商务成为公司发展的动力 第二节 商务部组织架构与岗位解释 岗位解释： 1、信息管理：负责招投标信息、电话信息、合同档案、佣金管理、供应商档案（供应商资质）、客户档案、代理（经销）协议、公司资质、验收单等信息的汇总、更新、完善、执行、监督、管理。 2、内贸商务：负责公司日常销售订货和国产合同的执行、进程跟踪及更新完善。 3、外贸商务：负责公司日常销售订货和外贸合同的执行、进程跟踪及更新完善。 4、各分公司商务：负责各分公司的信息管理、内贸、外贸订货及合同执行、进程跟踪及更新完善等日常工作。 5、物流：负责公司出入库货物的各个环节跟踪、监督、管理。 6、前台：负责公司日常接待工作、接听电话、客户回访、信息汇总等。 第三节 岗位制度细则 第1条 总则 公司对外窗口，展示企业文化风采；公司内部桥梁，奉献自我共同发展! 第2条 商务部长岗位职责 （1）严格遵守公司制度和倡导，按章行事。统筹管理整个商务综合部门的工作。 （2）负责公司对外联络，对内沟通并及时反馈各项信息。维护好各种内外关系，及时发现问题并提出解决方案、汇报、执行、反馈。 （3）部门人员的招聘面试、培训、培养、分工执行、监督管理。 （4）部门流程的制定、修订及执行。建立、维护公司物流管理体系；从合同生效到合同完全执行完毕，全程监督并有效控制公司物流体系化运作；合理运用第三方物流资源，节约公司的物流运作成本。 （5）凝聚团队力量，打造优秀团队。严格日常事务管理，提升部门个人素质。 （6）严格合同流程及相关信息档案管理。 （7）严格落实部门人员的必威体育官网网址意识，常抓不懈。 （8）维护公司整体利益，日常工作中多给予员工精神激励，以调动部门每个员工的工作积极性。 （9）上传下达，加强与各部门与员工之间的沟通联系。 （10）定期、不定期去各分支机构进行工作指导监督，严格工作流程。 ①定期进行商务培训，使各地商务人员都能做到对于工作流程的熟练掌握。 ②公司总部及各分支机构统一各项表格，定期汇总，与各分支机构的商务人员针对每周、每月工作情况、出现的问题、部门建议、下一步工作计划及各项表格作好沟通。 ③及时处理出现的问题并定期进行面对面的交流沟通，对大家的工作进行交流、汇总、 提升等给予实质性的建议和帮助等。 （11）及时和财务交流，保证订货、到货、汇款、回款等事宜；做到订、汇、回相符，一一对应，不差分毫；如发现问题及时解决。 （12）做好订货的资金预算。及时报备给财务，以保证合同的正常运行。 订货资金预算表： 日期 供应商 订货内容 进货 金额 客户单位 业务人员 希望付款时间 财务付款时间 备注 （13）公司的各项资料、档案、传真、合同文件等，及时整理，妥善管理，不能外泄。严格公司必威体育官网网址制度，对公司的合作单位、进货底价、合作协约等不经允许，不能告诉包括公司员工在内的任何人，一经发现予以罚款，严重者予以开除。 （14）积极争取与合作单位的外贸代理权，要以良好的合作条件，熟练的业务技能，奠定合作基础。 （15）协助做好外贸公司和招标公司的关系与维护，达到合作良好，利益共享。 （16）海关IC卡年检：登录海关网页时，网上显示需要年检时，带IC卡及年检人介绍信到海关进行办理年检手续。大约两年的时间年检一次。 （17）热情周到的接待来访客户、供应商、对力所能及的事情，应及时处理，不能处理的，及时通知相关负责人协商办理。及时的追踪反馈。 （18）对来电询问要货的客户，应积极妥善回复，并详细记录客户的单位、联系人、电话、所询货物的详细信息等，如果对于用户所询产品不了解，可以通知业务人员让业务人员及时给用户回复，并及时询问业务人员是否已回复。 （19）合同章及招标专用章的管理. （20）台账的建立、汇总、更新、管理。 （21） 建立供应商和分销商档案：详细记录与公司有业务往来的单位名称、联系人、 联 系方式、地址，各项产品的报价以及折扣等，并实行电脑统一管理，及时添加更新。 （22）管理欧美嘉公司走货合同的正常执行，及时做好相应的单据，及时交单并督促验收。 第3条 内贸商务岗位职责 （1）商务人员代表公司形象，是公司文化的传播者，是用户和供应商联系的桥梁，也是公司实现利益最大化的重要环节，是公司内部和谐的保证。商务人员应积极主动地学习业务知识，熟练掌握业务流程，不断充实自已，提升个人素质、严格遵守公司各项规章制度、坚决服从部门领导安排。 （2）保持良好的自身形象，衣着得体大方，化职业妆，态度温和，面露微笑 （3）接待要热情