采购与分包控制程序.docVIP

采购与分包控制程序 1.0 目的 对物资采购和分包服务的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序，以保证采购物资和分包服务符合规定的要求。 2.0 适用范围 适用于公司部门提供服务所需物质的采购，以及服务项目的分包。 3.0 采购和分包职责 3.1 总经理主管采购和分包服务的控制程序。 3.2 行政人事中心、经营拓展部负责采购和分包服务的控制程序。 行政人事中心负责办公文具、保安用品的采购和电脑、复印机、打印机等办公设备维修分包服务的控制。 经营拓展部负责保洁、绿化用品、用具以及一般水电维修服务所需配件、工具的采购和二次供水、外清洗、建筑工程维修以及绿化养管等的分包服务的控制。 行政人事中心负责水电设备所需配件及大、中型工具的采购和设备维修分包服务的控制。 3.3 公司其他部门协助、执行采购和分包服务。 4.0 采购工作程序和管理办法 4.1 采购物资分类 重要物资（A类）：指服务场所直接或间接用于为业主服务的物质，如重要（特殊）设备及其配件、安全防范设施、消防设施配件、保安警械、服装、柴油及设备用油等。 次重要物资（B类）：指服务场所上使用的易损配件和维修时提供给业主/用户的配件，如水龙头、电源开关、低水箱配件及一般设备、设施维修配件等。 一般物资（C类）：指为实施服务工作人员所使用的物品、工具等，如文具、简单维修工具、清洁工具卫生用品及其他低值易耗品等。 4.2 物资的采购分类 4.2.1 各部门/组团领用物资时，应提前7天填报《物品领用计划表》，说明物质名称、型号、规格、数量等（如有特殊要求须说明）。 4.2.2 由各部门主管审核签署后报行政人事中心审核批准，急需物资或非提前7天审报《物品领用计划表》领用物资时，还需由管理者代表批准。 4.2.3 批准后的领用计划交仓管员至公司仓库领取所需物品，若公司仓库无存放所需物品则由采购人员在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经管理者代表同意后也可在其他供应商处对实物质量进行验证后购买。 4.2.4 重大的设备、重要的物资的采购应和供应商签订采购合同，明确质量要求和双方的责任义务。 4.3 验证 4.3.1 零星采购或重要和次重要物资在商店采购时，在采购现场由采购员对照采购单验证规格、型号、商标及一般的使用性能。 4.3.2 和业主/用户直接相关的物资，当业主/用户或其代表提出参与在货源处验证要求时，本公司予以安排，但不把业主/用户的验证作为本公司对质量进行有效控制的证据。 4.3.3 当验证不符合要求时，应立即停止采购。 4.3.4 采购回来的物质交仓管员办理入库手续。 4.4 物资供应商的选择和评审 4.4.1 供应商的资格要求 必须有合格的营业执照； 供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等； 本公司与其在以往的采购活动中未发现过质量问题纠纷。 4.4.2 公司行政人事中心拟出能符合上述要求的若干家供应商，对其评审应从以下几方面进行： 供应商的资质，以往与其交往的信誉情况； 供应商的质量保证能力或质量体系的现场评价； 供应商的品牌； 产品样品的评价； 对比类似产品使用的历史情况； 供应商售后服务状况等。 4.4.3 公司行政人事中心对评审结果进行记录，填写《供应商/分包方调查评审表》，并将两家以上入选的供应商评审记录报管理者代表审核和总经理确认批准，并建立《合格供应商/分包方一览表》。 4.5 不同物资的评审方式 重要的物资（A类）评审应采用4.4.2所列的所有方式，填写《合格供应商/分包方评审表》，并经评审后方可列入《合格供应商/分包方一览表》。 次重要的物资（B类）评审应采用4.4.2所列的评审方式，填写《合格供应商/分包方评审表》，评审合格后方可列入《合格供应商/分包方一览表》。 一般物资（C类）：采取每次购买时进行实物验证的方法进行评审，不填《合格供应商/分包方评审表》，不列入《合格供应商/分包方一览表》。 5.0 分包工作程序和管理办法 5.1 分包服务分类 指技术性强、影响较大且管理较难的重大项目，如电梯维保、空调水处理、绿化养管服务等。 指提供短期且影响较小，易于管理的一般服务项目，如二次装修垃圾清运，便民服务等。 5.2 分包服务的采购 5.2.1 当公司提供的某项服务因资源因素，需要全部或部分分包给外部单位时，应按下列要求进行： 5.2.1.1必要时由责任部门（服务策划或实施部门）制定《服务分包计划》明确分包方的资格、能力、资历等要求，应明确适用的质量体系能力的要求。 5.2.1.2 分包计划由公司职能部门主管审核后，交总经理批准，后由公司相关部门或管理处具体落实