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财务office培训教材六 前言：由于大家平时工作紧张，没有时-间对OFFICE进行系统的学习，为了提高财务人员办公软件作业水平，对于常用的OFFICE软件的相关技巧作了简单的归纳，便于大家能够提高工作效率，提高工作品质。所选技巧均为日常所用，若有其他OFFICE实际作业的相关问题，也希望能和我一起探讨。现在目录中按照难易程度增加了A，B，C三个级别。A为简单，B为中等，C为较难，以上分类均为个人意见。 编者：张习文 目录 序号 类别 内容 级别 WINDOWS 如何简单防杀病毒 C EXCEL 快速移动活动单元格 Excel表头斜线设置秘技 B EXCEL 快速录数据 让单位自动补全 B EXCEL 用IF函数和ISERROR函数把错误的值进行转换 C WORD 用绘图工具栏快速绘制组织架构图 B WORD 快速插入当前日期或时间 A WORD 把多页Word文档缩小打印到同一张纸上 B WORD 把全角数字转换与半角数字 A WORD 快捷键让Word工作效率大增2 因为财务的电脑安装了很多程序,所以我们尽量要避免电脑重装,因为重装电脑是最没有技术含量的杀毒以及解决系统问题的方法. 建议杀毒软件和360安全卫士一起使用(本人经验,具体以专业IT建议为准),每天都要注意升级,因为升级点击一下按钮只需10秒(当然建议设置成自动升级),而不升级导致病毒侵入,浪费的时间至少以小时计。 尽管我们总是升级软件,但也无法彻底杜绝病毒的侵害,所以我还建议大家通过XP特有的系统还原点来保护自己.当然在创建还原点前,要保证当前系统是能正常运行的,方法:开始—运行—msconfig—开始系统还原—创建还原点.(注意:以后可以通过系统还原的方式还原到这个地方,也称”时光倒流”,我只建议财务创建还原点,若要恢复请在专业人士的指导下作业.) 快速移动活动单元格经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回折腾吗？其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行，如图2所示。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。快吧？”工资人名”,然后把光标放在”资”后面,按”Alt+Enter”强制分行,这样”工资”和”人名”就变成了两行,其位置不是靠边,我们还可以通过加入空格键来进行调整.最后就可以做成如下表的表头. 快速录数据 让单位自动补全 如果我们需要在单元格中带上单位,需要单位能自动补全,且该数据能够参与运算(加减乘除),如下图内容 1.我们先选中需要自动出现公式的列或者单元格,设置单元格格式. 2.按照如下格式设置 3,然后输入相应的金额即可。 用IF函数和ISERROR函数把错误的值进行转换成零或者空格 当我们使用公式后，有时候会由于数据为满足条件或者出现无穷大等情况时，单元格会出现错误符号，这些符号会影响我们的求和以及其他运算，有时候我们需要判断这些单元格后，将其变成零或者空格。 1．比如我们要用公式“=B2/A2”来计算B2单元格除以A2单元格所得的商。如果A2单元格为零或空值，就会显示“#DIV/0!”错误标识。但我们可以将该公式修改为“=IF(ISERROR(B2/A2),, B2/A2)”，这样就不会有错误标识出现了。 2．ISERROR(B2/A2)的作用是判断B2/A2是否为任意错误值。如果是，那么就返回“True”，否则就返回“FALSE”。 　　 3．IF函数的语法规则是IF(条件是否成立，条件成立时显示的结果，条件不成立时的显示结果)。所以，上例中=IF(ISERROR(B2/A2),, B2/A2)其含义就是判断B2/A2是否返回错误值，如果是，那就显示””(不显示任何内容)，如果不是，那么就显示B2/A2所得的结果 用绘图工具栏快速绘制组织架构图 如果您还在用Excel拼凑组织架构图或者用WORD一笔一划的编制组织架构图的话,请看下面的讲解,下面的功能在Excel2003,Word2003,Powerpoint2003中都具备的. 在菜单栏附件空白处右键,在”绘图”上打钩 窗口下方可以看到一个环行的图标(在人像附件),点击后就可以看到下面这个窗口,点击第一个即可.具体编制组织架构图,这里就不详述了. 快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或