清华大学管理秘书实务3-2.pptVIP

任务二：秘书的工作协调 情境解析： 刘强能细致地发现工作环节中的问题并积极协调，保证了任务的圆满完成，也展现了一个总经理秘书良好的统筹协调能力。 知识点一：工作协调的内涵及基本原则 1.秘书的工作协调 秘书的工作协调是秘书人员经过领导授权或在职责范围内，调节、整合和改善部门之间、工作之间、人际之间的关系，使之安排科学、配合得当，促进工作高效有序地运行和开展。 主要体现在以下几个方面： 协调的有利时机：协调对象精神愉快、工作间歇、心情平静时，容易接受别人的意见和建议。当矛盾显现、条件成熟、是非分明时，上级政策、方针明确时，协调易于取得成功。 知识点二：工作协调的方法 知识点三： 如何处理工作中的冲突 一、 正确看待工作中的冲突： 首先，应该意识到冲突并不可怕 其次，面对冲突时，秘书人员不要焦虑慌张，依据 冲突双方的客观情况，深入分析 最后，秘书人员要科学地看待冲突的双方，要善于 中立客观地看待冲突的问题， * * 刘强是天成公司总经理的秘书，最近他们正在筹备召开公司产品的大型展销推介会，刘强全面负责各项准备工作的督查和落实，细心的刘强觉察到一个问题，在刘强的积极协调下，大会的宣传工作非常成功，产品推介会很富有成效。在总结会上，刘强对宣传部和销售部的工作都给予了高度肯定，事后，小王和孙经理都很感激刘强，工作更加细致周到了。 保证各个工作环节的正常运转及组织整体绩效的实现。 在领导信任和授权下发挥较大的影响力对部门和结构中存在的问题给予积极协助或合理建议 日常工作环节中出现的各种问题 领导的助手， 保证各部门对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图比较全面地了解和落实 准确把握政策、有分寸地协调各方面力量合理配置、科学安排。 对政策理解和落实中可能出现的各种偏差 领导的办公机构 促成信息正常传递、保证收发平衡。 依据信息渠道、准确分析信息收发失调原因、选择协调途径 预测和发现信息收发中的失调现象 信息枢纽 协调目标 协调过程 协调原因 秘书（部门）角色 2、工作协调的基本原则： 秘书协调工作是在职责范围内，经过领导授权进行的，要想有效协调，应遵循以下基本原则： 全局性：要站在领导全局的高度，统筹考虑，实现工作的整体绩效 层次性：要在职权范围内逐级协调，非特殊情况不可越级，协调中注意请示、汇报 科学性：要做好政策研究、请况调查等准备，选择适当的方法和时机，有序科学地进行协调，要公正处事，不偏心偏爱 权威性：依法公正协调，坚持原则、讲究艺术，检查监督、促成落实，还要注意要把握身份，不以势压人 超前性：加强问题预警、预案意识，提早、主动协调、防患未然、避免被动与损失 艺术性：要讲究方法的艺术性，比如协调沟通中的语言要区分对象、注意态度，还要把握分寸，语言基调多用征询的口气 秘书的协调要讲究方法，不同的问题，对象，时间，场合,有不同的协调方法，不管用什么方法其目的都要从保证工作顺利进行出发，以实现单位工作的高效、一致、和谐。 保证工作的顺利进行。 冷静沉稳 冷协调 冷静应对领导的特意吩咐违背原则的事情，秘书应委婉地提醒认真倾听，以静制动，不能得意忘形，不能灰心丧气，头脑冷静，保持一如既往的态度 正确认识、科学区分、灵活对待 特事（领导的特意吩咐、同事的特殊情况和自己的特别遭遇） 暗中调解 暗协调 穿针引线，暗中化解积极说和，疏通彼此设身处地，暗中帮助遵循原则，暗中通融 客观实际、维护稳定、团结和大局利益 小事（比较琐碎、不宜公开协调的事情） 迂回巧妙 软硬兼施 维护团结，减轻事态放下架子，加强沟通，争取、适当拖放、舍小保大耐心进行调解 从全局利益出发，因人、因事、因时而异 难事（难以解决的难点和问题） 处置果断、快速、准确、稳妥，符合 及时督促 积极请示汇报趁热打铁。联系相关单位和个人，统一被协调各方的思想抓住有利时机，紧锣密鼓，协调一致地完成任务。 客观实际和上级意图 急事突发性和时效性强 坚定立场，维护规章制度的权威性 敢想敢干的“硬脾气” 维护全局利益出发，抓好大事的“硬”协调 路线、方针和政策及基本原则、法律法规 大事（工作中的重点） 注意事项 协调方法 协调依据 事件类型 二、处理工作冲突的基本原则： 1.维护大局，客观公正。 2.科学灵活，讲究方法 3.善于分析，及时汇报。 三、冲突的处理方式 1、冲突发生的征兆 （1）气氛紧张，士气低下； （2）交往隔膜、关系淡漠。 （3）背后议论多，当面意见少； （4）消极言论多，积极努力少。 （5）会议、邮件多，当面恳谈少。