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文 書 處 理 本校文書組 98.12.25 文 書 處 理 法 令 依 據 公文程式條例 中華民國93年6月14日 行政院院臺秘字第0930086166號令修正 文書處理檔案管理手冊─文書處理部分 中華民國93年12月1日 行政院院臺秘字第0930091795號函修正文書處理部分 機關公文傳真作業辦法 中華民國82年4月7日 行政院院臺秘字第08641號函令訂定發布 機關公文電子交換作業辦法 中華民國88年6月14日 行政院院臺秘字第23924號令修正 印信條例 中華民國89年5月17日 總統令修正公布 國家機密保護法 中華民國92年2月26日公布 國家機密保護法施行細則 中華民國92年2月26日公布 文書處理手冊 中華民國93年12月1日 行政院院臺秘字第0930091795號函修正文書處理部分 文書流程管理手冊 中華民國98年6月30日 行政院研究考核委員會會管字第0982360528號函 文書處理 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄 (文書組) 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定(各單位承辦人及主管) 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行(各單位承辦人及主管) 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、郵寄(文書組) 歸檔處理：點收、分類、上架、掃描、調案、銷毀、彙送等(文書組) 公文用紙格式：(常用公文類別) 令 函稿、書函稿 公告 開會通知單 簽 其他公文 1.聘書；2.證明書；3.證書或執照；4.契約書；5.提案；6.紀錄；7.定型化表單 現行公文分類(一) 依行政系統分類 1.平行文；2.下行文 3.上行文 ；4.民眾與機關間 依發文動機分類 1.主動公文─創稿；2.被動公文─復文或轉文 依文書機密分類 1.絕對機密；2.極機密；3.機密；4.密 依處理時限分類 1.最速件(1日辦結)；2.速件(3日辦結) ； 3.普通件(6日辦結) 4.限期公文；5.專案管制公文 現行公文分類(二) 依行政電子交換機制分類 1.第一類電子公文：機關對機關之電子交換 2.第二類電子公文：點對點之電子交換 3.第三類電子公文：發文方登載電子公布欄， 並得輔以電子郵遞告之 依公文性質分類 1.正本；2.副本；3.稿本 4.抄本；5.影本；6.譯本 公文製作：(公文結構) 主旨 說明 (以上為二段式) 辦法 (以上為三段式) ● 注意事項 以一文、一事、一項、一意、條列、次序、一字一碼為原則 公文製作：分段要領 主旨： 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 說明： 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時用之。 辦法： 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉 其分項條列內容過於繁雜，或內含表格型態時，應編列為附件。 擬稿注意事項： 擬稿須條理分明，勿用空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者，均應避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以云云照敘。 各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或可否照准、究應如何辦理等空言敷衍。 擬稿以一文一事為原則。 引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」、「鈞」等應改為「OO」、「本」、「該」等。 簽宜載明年月日及單位。 案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 多個機關名稱同時出現，應由左而右依序排列。 如有添註修改，應於該處蓋章。 文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱。 文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，且應於每頁下緣標明頁碼。 文書核擬(一) 擬辦文書(承辦人)應注意事項 應先協調會商之文書，應注意事項 陳核應注意事項 承辦人於辦稿時，應分別填列各點 核稿應注意事項 會稿應注意事項 判行應注意事項 回稿、清稿應注意事項 擬辦文書(承辦人)應注意事項（一） 對於單位登記桌送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統，以備查詢。 機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書必要者，得指定承辦人員擬辦。 負責主辦某項業務之人員對其職責範圍內之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。