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实业集团有限公司
员工档案管理办法
第一章总则
第一条目的
加强员工档案信息统一管理,制定规范化、制度化、标准化
的管理要求,为集团提供准确的、及时、完整的员工档案信息。
第二条定义
员工档案管理是对所有员工有效信息资料的建立、分类、更
新、维护、处理、调用、统计分析过程。
第三条适用范围
适用于集团总部。
所属各公司可参照此制度执行,员工档案管理工作由相应的
人力资源部门专人负责。
第四条基本原则
(一)必威体育官网网址性原则。员工档案信息管理部门对所管理的员工
档案信息必须严格必威体育官网网址,不得擅自向外扩散。
(二)真实性原则。员工档案信息的采集必须由本人或所在
部门提供,提供的档案信息应该与本人所持相关证件保持一致,
员工档案信息管理部门应及时对员工档案信息更行更新,以确保
档案的真实、可靠性。
(三)可控性原则。所有员工档案的建立、整理、流转、借
阅、销毁等必须严格按规定的流程进行,确保员工档案信息处于
可控状态。
第二章员工档案分类
第五条员工档案分类
(一)电子档案
员工电子档案信息指记录用于集团人员统一管理的,但无法
用文本记录的或不适合文本记录的各类员工信息。包括:员工指
纹信息、员工工号牌、员工工资银行卡号、各类员工信息报表等。
(二)纸质档案
纸质档案是指用于集团人员统一管理而建立收集的有关员工
入职及之后的基本情况、证明资料、考核异动、审核审查等文本
资料。主要由以下组成:
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、履历记录、自传资
料信息;
2.岗位描述与人员编制信息;
3.员工招聘信息;
4.专业技术职称聘任信息;
5.员工绩效管理信息;
6.考勤管理信息;
7.薪资福利调整信息;
8.合同管理信息;
9.培训管理信息;
10.员工职业发展信息;
11.员工异动信息;
12.社会保险信息;
13.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受
到各级各类表彰、奖励的信息;
14.其它相关信息。
第三章职责权限
第六条责权划分
(一)分级管理
1.集团总部、所属各公司各职能部门负责人(含副职)以上
人员档案,由集团人力资源中心管理。
2.所属各公司职能部门负责人以下人员档案遵循本办法要
求,由本级人力资源部门自行管理。
3.集团总部各中心/部门人员档案由集团人力资源中心管理。
(二)员工档案建立责任分工
集团总部员工档案的建立、管理工作由集团人力资源中心专
人负责,所属各公司由其本单位人力资源部门在集团人力资源中
心指导下完成对本单位中层及以下员工的档案建立工作。
(三)员工档案更新责任分工
集团各中心、所属各公司指派专人负责本单位员工档案的收
集、更新并将更新后的电子档案(附件1、附件2)、纸质档案按
规定时间移交集团人力资源中心。
第七条调阅权限划分
(一)副总裁以上级别领导可以调阅所有员工档案。
(二)人力资源中心主任可以调阅所有员工档案,其中调阅
副总裁以上级别员工档案需在调阅记录(附表3)上备案。
(三)人力资源中心人事专员在取得授权后可调阅所有员工
档案并在调阅记录备案。
(四)各职能部门负责人经审批有权调阅本部门或本系统员
工档案。需调阅其他部门或系统员工档案须取得授权。
(五)普通员工无权调阅自己或其他员工任何档案信息。
第四章员工档案的收集
第八条档案收集
(一)员工档案收集的内容
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