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企业文件档案管理标准流程及工具

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本流程及工具适用于各类企业（含国企、民企、外企等）的文件档案管理工作，涵盖行政、人事、财务、业务、法务等各部门在生产经营过程中形成的具有保存价值的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像档案等。

（二）典型应用场景

新建文件归档：各部门在日常工作中形成的合同、报告、制度、会议纪要等文件，需按标准流程完成分类、整理与归档。

历史档案系统梳理：企业对历年积累的存量档案进行规范化整理、编码与数字化转换，提升档案检索与利用效率。

档案查询与借阅：员工因工作需要查阅、借阅档案时，需遵循申请、审批、归还等管理要求。

档案到期鉴定与销毁：对达到保管期限的档案进行价值鉴定，对无保存价值的档案按规定程序销毁。

二、文件档案管理标准操作流程

（一）文件分类与编码

操作步骤：

确定分类依据：结合企业组织架构与业务特点，采用“年度-部门-问题”三级分类法（示例：2024-行政部-综合管理），或根据行业特性自定义分类体系（如制造业可按“研发-生产-销售-售后”分类）。

制定编码规则：档案编码需唯一、简洁且便于扩展，格式可统一为“分类代码-年度-流水号”（示例：XZ-2024-001，其中“XZ”为行政部分类代码，“2024”为年份，“001”为流水号）。分类代码需提前明确并形成《文件分类及编码规则表》（详见模板一）。

分类标注：文件整理时需在右上角标注分类代码及档案编号，电子文件需在文件名中体现编码信息。

（二）文件收集与整理

操作步骤：

明确收集范围：各部门需在每月/季度末（具体周期由企业自定）将本阶段形成的应归档文件（含原件、复印件、电子版）统一移交至档案管理部门，移交范围包括但不限于：

行政类：请示、报告、通知、会议纪要、公章使用记录等；

业务类：合同、订单、客户资料、项目方案、验收报告等；

人事类：劳动合同、员工名册、培训记录、离职文件等；

财务类：凭证、账簿、报表、审计报告等（需符合会计档案管理规范）。

文件整理规范：

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补，按时间顺序或逻辑关系排序，左上角装订（或使用档案夹装订），每份文件需填写《文件归档移交清单》（详见模板二）。

电子文件：采用通用格式（如PDF、DOC、XLS等），重要文件需保留原始格式及编辑记录，存储至企业指定的档案管理系统或加密服务器，避免使用本地硬盘临时存储。

（三）文件归档与登记

操作步骤：

归档审核：档案管理员收到移交文件后，需核对文件完整性、分类准确性及编码规范性，对不符合要求的文件退回原部门重新整理。

档案入库：审核通过后，纸质档案存入档案柜（需标注分类标签），电子档案至档案管理系统并设置访问权限。

登记备案：在《档案总台账》（详见模板三）中录入档案编号、题名、形成部门、日期、密级、保管期限等信息，纸质档案需同步填写《档案归档登记表》（详见模板四），电子档案需在系统中唯一归档号并关联元数据。

（四）档案保管与维护

操作步骤：

存储环境管理：

纸质档案库房需保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设备，定期检查并记录环境参数；

电子档案存储介质（如服务器、硬盘）需定期（每季度）进行数据备份，异地备份介质需存放在安全场所。

定期检查：档案管理员每半年对纸质档案进行清点，查看是否有虫蛀、霉变、破损等情况；每半年对电子档案进行数据校验，保证文件可正常读取。

必威体育官网网址管理：涉密档案需单独存放，加密存储，查阅权限需经分管领导审批，严禁擅自复制、摘抄或外传。

（五）档案利用与借阅

操作步骤：

借阅申请：员工需查阅档案时，填写《档案借阅申请表》（详见模板五），注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限（原则上不超过3个工作日），部门负责人签字确认。

审批流程：

普通档案：由部门负责人审批后，档案管理员办理借阅手续；

涉密档案：需经部门负责人及分管领导（*总）审批，档案管理员全程监督借阅过程。

借阅与归还：档案管理员核对申请表信息后，提供档案复印件（原则上不提供原件，特殊情况需经总经理*总批准），借阅人需在《档案借阅登记簿》上签字登记；归还时档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销登记。

（六）档案鉴定与销毁

操作步骤：

鉴定启动：档案管理部门每2年组织一次档案鉴定工作，对到期档案进行价值评估，鉴定小组由档案管理员、业务部门代表（经理）、法务人员（专员）组成。

鉴定标准：根据《档案保管期限表》（详见模板六）判定档案是否具有保存价值，对无保存价值的档案填写《档案销毁审批表》（详见模板七）。

销毁实施：审批通过后，由档案管理员会同监销人（*主任）共同销毁纸质档案（采用碎纸机销毁或焚烧，需有记录），电子档案需彻底删除并不可恢复，销毁过程需拍照或录像留存。

三、管理工具模板