自动化采购管理流程及申请表单模板.docVIP

一、适用范围与典型应用场景

本自动化采购管理流程及申请表单模板适用于企业、事业单位、社会组织等各类组织的常规采购活动，旨在规范采购行为、提升审批效率、降低采购成本。典型应用场景包括但不限于：日常办公用品采购、生产原材料补充、设备购置、服务类外包（如保洁、维修）等非紧急、常规性采购需求。对于突发性紧急采购，可基于本流程设置绿色通道，保证快速响应。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请表单填写

需求发起主体：由各部门采购申请人（如部门助理、项目负责人）根据实际工作需求发起，需明确采购物品/服务的必要性、规格及数量。

表单填写规范：申请人登录采购管理系统（或使用标准化电子表单），逐项填写《采购申请表》（模板见第三部分），内容需真实、完整，包括：采购物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、预估数量、单位、预估单价、总价、用途说明、期望交付日期、紧急程度（勾选“普通/紧急/特急”）及附件（如技术图纸、需求说明书等）。

提交审核：填写完成后，申请人提交表单至部门负责人审批，系统自动流转至下一环节。

（二）多级审批流程

部门负责人审批：部门负责人重点审核采购需求的合理性、预算匹配度（如涉及预算控制），确认无误后通过系统审批；若需求不明确或预算超限，需注明意见并退回申请人修改。

采购部门审核：采购部门收到审批通过的申请后，重点审核：

采购类别是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录）；

规格参数是否清晰，是否存在可替代的性价比更高的方案；

预估单价是否基于市场行情（必要时要求申请人补充比价依据）。

审核通过后进入供应商选择环节；若需调整（如降低规格、更换品类），与申请人沟通后修改表单。

财务部门复核（如适用）：对于单笔金额超过[具体金额，如5000元]的采购，财务部门需复核预算余额、资金支付计划，确认无误后审批。

最终审批：根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购部门审批即可；

5000元＜金额≤20000元：需分管副总审批；

金额＞20000元：需总经理审批。

审批完成后，系统自动采购任务编号，进入执行阶段。

（三）供应商选择与订单

供应商寻源：采购部门根据采购需求，通过以下方式确定供应商：

标准品类（如办公用品）：从合格供应商库中按“价格优先+供货周期”原则选择；

非标品类（如定制设备）：组织至少3家供应商比价，或采用公开招标方式（金额超过[具体金额，如50000元]时）；

紧急采购：在合格供应商库中快速选择，需备注“紧急采购”原因及审批记录。

采购订单：确定供应商后，采购部门在系统中《采购订单》，明确：供应商名称、物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准及违约责任等，经采购部门负责人审批后发送给供应商，并同步告知申请人。

（四）交付验收与付款申请

到货/服务交付：供应商按订单约定时间交付物品或提供服务，申请人或需求部门负责接收，核对：

物品数量、规格是否与订单一致；

外观是否完好，配件是否齐全；

服务类项目是否完成约定内容（如维修后的设备运行测试）。

验收确认：验收合格后，需求部门在系统中填写《采购验收单》，注明验收结果（“合格/不合格”）、验收人及日期；若不合格，需注明原因并联系供应商退换货，直至验收合格。

付款申请：采购部门凭《采购申请表》《采购订单》《采购验收单》及合规采购凭证（如费用明细单、服务确认单），在系统中提交付款申请，财务部门审核无误后安排支付。

三、采购申请表单模板（含填写说明）

公司采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别（勾选）

□办公用品□生产物料□设备□服务□其他_______

预算科目

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

用途说明

期望交付日期

紧急程度

□普通□紧急□特急

附件（可）

□技术图纸□需求说明书□比价记录□其他_______

审批意见

部门负责人：签字____________日期_______

采购部门：签字____________日期_______

财务部门（如需）：签字____________日期_______

填写说明：

“规格型号/技术参数”：需明确可量化或可验收的标准（如“办公纸：A4、80g、500张/包”），避免模糊描述（如“一批办公用纸”）。

“预估单价”：可通过历史采购数据、市场询价等方式填写，采购部门有权要求补充比价依据。

“紧急程度”：特急采购需注明原因（如生产设备突发故障），并经分管领导审批后方可启动绿色通道。

四、使用规范与风险提示

信息真实性：申请人需对提交的采购需求、预估价格等信息的真实性负责，严禁虚报、瞒报需求或套取资金。

审批时效：各级审批人应在收到申请后[具体时限，如2个工作日]内完成审批，紧急采购需[1个工作日]内响应，避免因审批延