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电子发票管理系统操作手册

前言

欢迎使用本电子发票管理系统。为确保您能够高效、准确地完成电子发票的获取、查验、存储、管理及应用等一系列操作，我们特编制此操作手册。本手册旨在为系统用户提供清晰、详尽的指引，帮助您快速熟悉系统功能，提升发票管理工作的效率与规范性。请在使用系统前仔细阅读本手册，并建议将其妥善保存以备日后查阅。

第一章系统概述

1.1系统简介

本电子发票管理系统是一款集电子发票接收、查验、归档、检索、导出及统计分析于一体的综合性管理工具。它旨在取代传统纸质发票的繁琐管理模式，通过数字化手段实现发票全生命周期的高效管理，降低企业运营成本，提升财务工作效率，并为税务合规提供有力支持。

1.2主要功能模块

系统主要包含以下功能模块：

*账户管理：用户登录、密码修改、个人信息维护。

*发票获取：支持多种方式采集电子发票，如邮件接收、扫码录入、文件导入等。

*发票查验：对接官方查验平台，自动验证电子发票的真伪及有效性。

*发票管理：对已查验的电子发票进行分类、归档、存储、标记（如已报销、待报销）等操作。

*发票检索：提供多条件组合查询，快速定位所需电子发票。

*发票导出与打印：支持将电子发票按指定格式（如PDF、Excel）导出，或直接打印。

*统计分析：提供发票数据的统计报表功能，辅助财务分析与决策。

*系统设置：根据企业需求进行个性化配置，如发票类型管理、权限设置等。

第二章系统登录与账户管理

2.1系统登录

1.打开浏览器，在地址栏输入本系统的官方网址，按下回车键。

2.系统将显示登录界面，界面包含用户名输入框、密码输入框及“登录”按钮。

3.在用户名输入框中输入您的账号，在密码输入框中输入对应的密码。请注意区分字母大小写。

4.确认信息无误后，点击“登录”按钮。若账号密码正确，系统将自动跳转至系统主界面。

5.若连续多次输入错误密码，账号可能会被临时锁定，请稍后再试或联系系统管理员解锁。

2.2密码修改

为保障账户安全，建议定期修改登录密码。

1.成功登录系统后，点击主界面右上角的用户名（或头像图标），在下拉菜单中选择“个人设置”或“密码修改”选项。

2.在密码修改页面，依次输入当前密码、新密码及确认新密码。新密码建议包含字母、数字及特殊符号，以提高安全性。

3.输入完成后，点击“保存”或“确认修改”按钮。系统提示“密码修改成功”即表示操作完成。请牢记新密码。

2.3个人信息维护

1.在“个人设置”页面，您可以查看并修改部分个人信息，如联系电话、电子邮箱等。

2.找到需要修改的信息项，点击对应输入框进行编辑。

3.修改完成后，点击“保存”按钮使设置生效。

第三章发票获取与录入

3.1邮件接收

若您的电子发票通常通过指定邮箱接收，系统可配置自动抓取功能。

1.联系系统管理员，提前配置好用于接收电子发票的邮箱账户信息。

2.系统将定期（如每小时）自动检查该邮箱，将符合条件的电子发票邮件（通常为PDF或OFD格式附件）抓取至系统中。

3.您可在“发票管理”模块的“待处理发票”或“未查验发票”列表中查看通过邮件接收的电子发票。

3.2扫码录入

对于已保存在手机中的电子发票二维码或条形码，可通过扫码方式快速录入。

1.在系统主界面或“发票获取”模块中，找到并点击“扫码录入”按钮。

2.系统将弹出扫码窗口，此时请将手机中的电子发票二维码/条形码对准电脑摄像头。

3.确保光线充足，二维码/条形码清晰完整。系统将自动识别并读取发票信息。

4.识别成功后，系统会显示读取到的发票关键信息（如发票代码、号码、金额、开票日期等），请您核对无误后点击“确认录入”。

3.3文件导入

若您已将电子发票文件（PDF或OFD格式）保存至本地电脑，可通过文件导入方式批量或单个上传。

1.在“发票获取”模块中，点击“文件导入”或“上传发票”按钮。

2.在弹出的文件选择窗口中，浏览并选中您需要导入的电子发票文件。按住Ctrl键可选择多个文件进行批量导入。

3.点击“打开”按钮，系统将开始上传并解析所选文件。

4.解析完成后，系统会列出所有成功导入的发票信息，如有解析失败的文件，会提示失败原因，请您检查文件是否损坏或格式是否正确。

3.4手动录入

当以上方式均无法获取发票信息时，可采用手动录入方式。

1.在“发票获取”模块中，点击“手动录入”按钮。

2.系统将显示发票信息录入表单，表单包含发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、金额、税额、价税合计等必填项。

3.请根据电子发票上的实际信息，准确无误地填写各字段内容。

4.填写完成后，仔细核对信息，确认无误后点击“提交”按钮