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合同管理流程及风险控制要点

在现代商业活动中，合同作为规范交易双方权利义务、保障交易秩序的核心法律文件，其管理水平直接关系到企业的经营效益与法律风险。一套科学、严谨的合同管理流程，辅以有效的风险控制机制，是企业实现稳健运营、提升核心竞争力的关键环节。本文将从合同管理的全流程入手，深入剖析各阶段的操作要点与潜在风险，并提出针对性的控制策略，旨在为企业提供具有实践指导意义的参考。

一、合同管理的基本流程：从源头到收尾的闭环管理

合同管理并非单一环节的孤立行为，而是一个涵盖多个阶段、涉及多个部门协同合作的系统工程。一个完整的合同管理流程应包括以下核心阶段：

（一）合同的发起与准备阶段

此阶段是合同管理的源头，其工作质量直接影响后续环节的顺畅度与风险水平。

1.需求识别与立项：业务部门根据经营发展需要，明确合同订立的目的、标的、主要合作内容及预期目标。对于重大或复杂合同，应进行立项审批，评估其可行性与必要性。

2.合作方评估与选择：对潜在合作方进行全面的背景调查与信用评估，包括但不限于其主体资格、经营状况、财务实力、商业信誉、履约能力及过往合作记录等。选择信誉良好、实力匹配的合作方，是降低合同风险的第一道防线。

3.初步谈判与意向达成：在正式起草合同前，与合作方就核心交易条款进行初步磋商，达成合作意向，并形成会议纪要或备忘录，为合同起草提供基础。

（二）合同的起草与审核阶段

合同文本的质量是合同管理的核心，起草与审核环节是确保合同合法性、完整性与严谨性的关键。

1.合同起草：原则上，合同应由己方或主导方起草，以掌握主动权。起草时应优先采用公司发布的标准合同范本或行业通用范本。如无范本，需根据交易特点和合作意向，确保合同条款全面、具体、明确，逻辑清晰，语言严谨。核心条款如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等必须明确约定。

2.多级审核：合同起草完成后，应履行严格的内部审核程序。通常包括业务部门初审（对业务真实性、可行性负责）、法务部门审核（对合同的合法性、合规性、条款严谨性负责）、财务部门审核（对付款方式、税务处理、财务风险负责），必要时还需其他相关职能部门（如技术、风控等）参与审核。审核人员应提出明确的修改意见，并对审核结果负责。

（三）合同的谈判与签署阶段

谈判是对合同条款的进一步细化与确认，签署则是合同生效的法定程序。

1.合同谈判：根据审核意见，与合作方进行正式谈判。谈判应围绕核心条款展开，坚持平等互利、公平公正的原则，同时注重策略与技巧，争取有利条件，妥善解决分歧。谈判过程中的重要变更应及时记录。

2.合同签署：谈判达成一致后，应对合同文本进行最终校对，确保与谈判结果一致，无错漏。签署时，需核对签约主体与印章的真实性、合法性，确保签字人拥有合法授权。合同签署应规范，一般需加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。

（四）合同的履行与监控阶段

合同签署并非结束，而是履行的开始。有效的履行监控是实现合同目的、防范履约风险的保障。

1.履约计划与交底：合同签署后，业务部门应制定详细的履约计划，明确内部责任分工与时间节点，并向相关执行人员进行合同交底，确保其理解合同义务与风险点。

2.履约跟踪与记录：对合同履行情况进行动态跟踪，密切关注合作方的履约行为，定期检查己方义务的履行进度。对履行过程中的重要节点、沟通记录、交付凭证、付款凭证等应及时、完整归档。

3.变更、解除与纠纷处理：如履约过程中发生情势变更或出现违约情形，应及时评估影响，按照合同约定或法律规定，与对方协商合同变更或解除事宜。若发生合同纠纷，应立即启动应急预案，收集证据，在法务部门支持下采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。

（五）合同的归档与后评估阶段

合同的闭环管理离不开规范的归档和总结评估。

1.合同归档：合同履行完毕或终止后，应将合同文本（包括正副本、附件、补充协议等）及相关履行资料（如订单、送货单、验收单、发票、付款凭证、往来函件等）进行系统整理、编号、装订，按照档案管理规定进行归档保存，确保其安全性与可查阅性。

2.合同后评估：定期对已履行完毕的合同进行复盘与评估，分析合同管理过程中的经验与教训，评估合同条款的合理性、谈判的有效性、履行的顺畅度以及风险控制的效果，为优化合同范本、改进管理流程、提升人员素养提供依据。

二、合同风险控制要点：全流程的风险识别与应对

合同风险贯穿于合同管理的各个环节，有效的风险控制需要树立“全员、全过程、全方位”的风险管理理念，针对不同阶段的风险点采取相应措施。

（一）合同准备阶段的风险控制

*风险点：合作方主体资格瑕疵、信用状况不良、履约能力不足；项目可行性论证不充分。

*控制要点：

*建立合作方准入机制，严格执行尽职