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高校实验设备采购与台账管理规范

一、总则

实验设备是高校教学、科研活动赖以开展的物质基础，其管理水平直接关系到教学质量、科研创新能力以及办学效益。为进一步规范高校实验设备的采购行为，强化台账管理，提高设备使用效益，保障教学、科研活动的顺利开展，特制定本规范。本规范适用于高校各类实验仪器设备（以下简称“设备”）从规划论证、采购实施、验收入库、台账建立、使用维护直至报废处置的全过程管理。各高校应结合自身实际情况，依据本规范制定具体的实施细则，确保设备管理工作有章可循、责任到人。

二、采购管理

（一）采购论证与预算

设备采购前，必须进行充分的可行性论证。论证工作应由使用部门牵头，组织相关领域的专家、技术人员、财务人员共同参与。论证内容应包括：设备购置的必要性与迫切性（与教学大纲、科研项目的匹配度）、拟购设备的主要技术参数与性能指标（应具有前瞻性和一定的先进性，同时兼顾实用性）、市场调研情况（国内外主流品牌、型号、价格、售后服务对比）、经费预算及来源的可靠性、安装场地及配套条件（水、电、气、环境等）、设备的共享性与开放性（是否符合学校大型仪器设备共享平台建设要求）、预期使用效益及维护成本等。论证通过后，方可纳入学校年度设备采购预算。预算编制应严格遵守国家及学校的财务管理制度，做到科学、合理、准确。

（二）采购实施

1.采购方式确定：根据设备的预算金额、技术复杂程度及市场竞争情况，按照国家及学校有关采购管理办法，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于达到国家或地方政府规定招标限额标准的，必须采用公开招标方式。

2.采购文件编制：采购文件（如招标文件、询价通知书等）是采购活动的重要依据，应由采购管理部门或委托的代理机构会同使用部门、技术专家共同编制。文件内容应明确采购需求、技术规格、质量标准、交货期、验收要求、售后服务、付款方式、合同主要条款及评标标准等，确保公平、公正、规范。

3.采购过程管理：采购过程应严格遵守法定程序和学校规定，确保透明、规范。加强对供应商资质的审查，严防围标、串标等不正当竞争行为。采购人员应恪守职业道德，廉洁自律。

4.合同签订：采购活动结束后，应及时与中标或成交供应商签订书面采购合同。合同条款应与采购文件和投标文件（或响应文件）的实质性内容一致，明确双方的权利和义务。合同签订前须经过学校法律事务部门或指定人员的审核。

（三）验收与入库

设备到货后，使用部门应会同采购管理部门、技术人员（必要时可邀请校外专家）依据采购合同、装箱单、技术说明书等资料共同进行严格验收。验收工作包括外包装检查、数量清点、外观质量检查、性能指标测试、技术资料完整性核查等。对于精密、大型、贵重或进口设备，还应进行安装调试和试运行。验收合格后，各方在验收单上签字确认，方可办理入库手续。验收不合格的设备，应及时通知供应商进行处理（如调换、退货等），并做好记录。

三、台账管理

（一）台账建立

1.设备信息录入：设备验收合格入库后，资产管理部门（或设备管理部门）应及时为每台（套）设备建立唯一的固定资产台账。台账信息应全面、准确、规范，至少包括：设备名称、型号规格、生产厂家、出厂编号、购置日期、采购合同号、单价、总价、经费来源、资金卡号、使用部门、存放地点、责任人、资产编号（条形码或二维码）、主要技术参数、验收情况、保修期限等。

2.动态管理：台账管理应实行动态更新机制。当设备发生变动（如调拨、借用、维修、报废、责任人变更、存放地点变更等）时，相关部门应及时办理手续，并在台账系统中更新相应信息，确保账实相符、账账相符。

（二）信息化管理平台

高校应积极推进实验设备管理信息化建设，建立统一的实验设备管理信息系统。通过信息化平台实现设备采购申请、论证、审批、采购、验收、入库、台账管理、使用、维护、处置等全流程的线上管理。鼓励采用物联网、大数据等技术，实现对设备状态的实时监控和高效管理，提高管理效率和水平。

（三）标签管理

所有纳入固定资产管理的实验设备均应粘贴统一规范的资产标签。标签应包含资产编号、设备名称、型号、责任人等基本信息，便于识别和追溯。标签应牢固耐用，避免脱落或模糊。对于移动性强或小型设备，应采取更加可靠的标识方式。

（四）档案管理

设备档案是设备管理的重要组成部分，应与台账管理同步建立和完善。设备档案应包括从购置论证到处置全过程形成的各类文件材料，如论证报告、采购合同、发票复印件、验收单、安装调试记录、使用说明书、图纸、维修保养记录、计量检定证书、操作规程、处置审批文件等。档案管理应符合国家及学校档案管理规定，确保完整、安全、可查。

四、使用与维护

（一）使用管理

1.操作规程：使用部门应根据设备特性和技术要求，制定详细的操作规程和安全注意事项，并张贴在设备旁或置于便于