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企业固定资产采购与维护记录表单使用指南

一、应用场景与核心价值

在企业运营中，固定资产（如生产设备、办公家具、运输工具等）是企业重要的生产资料，其采购、使用、维护及报废全流程管理直接影响资产使用效率与成本控制。本表单适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、中小企业等）的行政部门、财务部门及使用部门，用于规范固定资产从“入库”到“报废”的全生命周期管理。通过统一记录，可实现以下核心价值：

责任明确：清晰记录资产采购责任人、使用人及维护人员，避免管理盲区；

数据追溯：完整留存采购凭证、维护记录及报废依据，满足财务审计与资产核查需求；

成本控制：通过分析维护频率与费用，优化采购决策与保养计划，降低长期运营成本；

合规管理：保证资产处置符合企业制度与相关法规，避免国有资产流失或合规风险。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提出与采购申请

操作主体：资产使用部门（如生产车间、市场部）

操作内容：

部门根据业务发展或资产报废情况，填写《固定资产采购申请单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及需求原因（如“现有设备老化，影响生产效率”）；

部门负责人*对需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部门。

关键点：申请内容需具体明确，避免模糊描述（如“需采购电脑”应补充为“需采购联想ThinkPadX1笔记本电脑，i5处理器，16G内存，1T固态硬盘，用于设计部新员工入职”）。

（二）采购审批与执行

操作主体：行政部门、财务部门、管理层

操作内容：

行政部门汇总各部门采购需求，进行资产整合（如避免重复采购），编制《固定资产采购计划》，提交财务部门审核预算；

财务部门核对预算与实际需求，确认资金来源（如年度预算、专项费用），签字后报请管理层审批（如总经理、分管副总）；

审批通过后，行政部门通过招标、询价或定点采购等方式执行采购，要求供应商提供正规发票（增值税专用发票优先）、产品合格证及保修卡；

采购完成后，行政部门将资产、发票及相关文件移交至使用部门，双方签字确认。

关键点：采购过程需公开透明，大额资产（如单台超过5万元）建议采用招标方式；供应商资质需提前审核（如营业执照、经营许可证）。

（三）资产验收与信息登记

操作主体：行政部门、使用部门、财务部门

操作内容：

使用部门收到资产后，会同行政部门进行现场验收，核对资产名称、规格型号、数量、外观完好度及功能是否与采购要求一致；

验收合格后，填写《固定资产验收单》，三方签字确认；

行政部门根据验收结果，在《固定资产采购与维护记录表单》中登记“基本信息”（资产编号、名称、规格型号、资产类别、采购日期、供应商、采购金额、使用部门、使用人、存放地点），并唯一资产编号（规则建议：年份+部门代码+资产类别+序号，如“2024-CB-SC-001”代表2024年采购部生产设备001号）；

财务部门根据发票、验收单及表单信息，进行资产入账处理，建立固定资产明细账。

关键点：资产编号需唯一且长期不变，严禁随意修改；验收不合格的资产，需及时联系供应商退换货，并在表单中记录“不合格原因及处理结果”。

（四）日常维护与记录更新

操作主体：使用部门、行政部门/外部维保单位

操作内容：

使用人为资产日常保养第一责任人，需按说明书规范操作，定期清洁、检查（如每日开机前检查设备线路、每月润滑机械部件）；

资产出现故障时，使用人及时向行政部门报修（填写《维修申请单》，说明故障现象、发生时间）；

行政部门根据故障类型选择内部维修或外部维保：

内部维修：由企业维修人员*处理，维修后在表单“维护记录”中填写“维护日期、维护类型（日常/故障）、维护内容（如更换主板）、维护人员、维护费用（零配件成本）、备注（故障原因分析）”；

外部维保：联系供应商或专业维修机构，要求提供维修清单及费用凭证，维修后同上更新表单；

定期维护（如设备年度大保养）由行政部门提前计划，使用部门配合执行，维护后及时记录。

关键点：维护记录需实时更新，避免事后补录；维修费用需经财务部门审核后报销，保证票据齐全。

（五）定期盘点与数据核对

操作主体：行政部门、财务部门、使用部门

操作内容：

行政部门每季度组织一次全面盘点，或每年至少一次专项盘点（重点抽查高价值资产）；

盘点前，使用部门需核对表单与实物，保证资产状态（在用/维修/闲置）准确；

盘点时，采用“实地盘点法”，逐一核对资产编号、名称、数量及存放地点，填写《固定资产盘点表》，记录“账实是否一致、差异原因（如遗失、盘盈、盘亏）”；

盘点结束后，行政部门与财务部门共同核对表单数据与财务明细账，差异经管理层审批后调整表单（如盘盈资产需补登记信息，盘亏资产需查明责任并记录）。

关键点：盘点需全员参与，使用部门负责人签字确认；差异分析需详细，避免“原因不明”等模糊表述。

（六）报废处置与记录归档

操作主