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档案管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保档案的真实、完整、安全与可利用性，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本单位各部门及全体员工在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的档案管理。包括但不限于文书档案、业务档案、会计档案、声像档案、实物档案及电子档案等。

（三）管理原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全必威体育官网网址、依法利用的原则。各部门应高度重视档案管理工作，将其纳入日常管理范畴。

二、管理机构与职责

（一）管理机构

本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理部门（或指定专人负责档案管理工作，以下统称“档案管理部门”），对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的档案材料的收集、整理、预归档，并定期向档案管理部门移交。

（二）档案管理部门职责

档案管理部门是本单位档案工作的职能管理机构，主要职责包括：

1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度及实施细则；

2.负责本单位各类档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、数字化及销毁等工作；

3.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；

4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全员档案意识和业务水平；

5.负责对到期档案的鉴定和销毁工作提出意见和建议，并按规定程序组织实施；

6.维护档案的完整与安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

（三）各部门及兼职档案员职责

各部门应积极配合档案管理部门做好档案工作，其主要职责及兼职档案员的职责包括：

1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、积累和初步整理；

2.按照规定的时间和要求，将符合归档条件的文件材料向档案管理部门移交归档；

3.协助档案管理部门查阅本部门形成的档案材料；

4.遵守本单位档案管理的各项规章制度，确保本部门形成的档案材料的真实性、完整性和规范性。

三、档案的收集与归档

（一）归档范围

本单位在各项工作中形成的，反映本单位主要职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。具体包括：

1.上级机关颁发的与本单位相关的具有指令性、指导性和法规性的文件材料；

2.本单位党、政、工、团等各类会议文件、纪要、记录；

3.本单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复；

4.本单位在各项业务工作中形成的具有凭证、依据和参考价值的文件材料、图表、声像制品等；

5.本单位与国内外单位、个人签订的合同、协议等文件材料；

6.本单位干部任免、人事管理、薪酬福利、教育培训等方面的文件材料；

7.本单位财务、审计、统计等方面的文件材料；

8.本单位基本建设、设备购置与维护等方面的文件材料；

9.其他具有保存价值的文件材料。

（二）归档时间

1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作；

2.业务档案应在每项业务工作结束后及时整理归档；

3.会计档案由财务部门按照会计档案管理的有关规定整理立卷，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门；

4.声像档案、实物档案等应在活动结束后一周内整理归档；

5.基建档案应在工程项目竣工验收后三个月内整理归档；

6.电子档案应与纸质档案同步形成、同步归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料，手续齐全，内容真实准确。

2.归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，并符合有关档案整理规范的要求。

3.归档的文件材料应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。复印件须注明原件保管处。

4.归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，纸张质量优良，符合长期保存的要求。不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

5.电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联。

四、档案的整理与保管

（一）档案整理

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求包括：

1.分类：按照档案的形成规律和内容性质，结合本单位实际情况，对档案进行科学合理的分类。

2.编号：在分类的基础上，对档案进行系统化的编号，以便于识别和管理。

3.排列：按照文件材料的形成时间、重要程度或逻辑关