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技术文档编写与管理系统通用工具模板指南

一、系统概述与核心价值

技术文档编写与管理系统是面向研发团队、产品部门及知识管理场景的标准化工具，旨在解决传统文档管理中“版本混乱、协作低效、检索困难、规范不统一”等痛点。通过模板化编写、流程化审核、结构化存储，实现技术文档从“创建-协作-审核-发布-归档-复用”的全生命周期管理，助力团队沉淀知识、提升协作效率、保障文档质量。

二、核心应用场景

（一）产品研发阶段的技术规范输出

在硬件开发、软件迭代等场景中，需输出《需求规格说明书》《系统设计文档》《测试用例》等技术规范。系统提供标准化模板，支持多人在线协作编写，自动同步版本变更，保证研发团队对技术细节的理解一致，减少因文档歧义导致的返工。

（二）跨团队协作的文档同步

对于涉及研发、测试、运维多角色的项目（如系统上线部署），系统支持按角色分配文档权限（如编写、审核、查看），并通过任务提醒功能保证关键节点（如设计评审、测试验收）的文档及时同步。例如研发团队提交《部署手册》后，系统自动通知运维团队审核，实现流程闭环。

（三）企业知识库的长期沉淀与复用

在技术团队扩张或项目交接场景中，历史技术文档（如故障排查手册、架构演进文档）的有效沉淀。系统支持按标签（如“中间件”“数据库”“故障处理”）、项目、时间维度分类存储，并提供全文检索功能，帮助新人快速定位知识，降低培训成本。

（四）合规性与审计支持

金融、医疗等对合规性要求高的行业，需保证技术文档的完整性和可追溯性。系统自动记录文档的修改人、修改时间、审核意见等操作日志，支持审计报告，满足ISO、CMMI等标准对文档管理的要求。

三、系统操作全流程指南

（一）账号登录与权限配置

登录系统

访问系统登录页面，输入工号（或邮箱）及密码，完成身份认证（支持企业SSO单点登录）。

首次登录需修改初始密码，并设置安全问题（如忘记密码可通过安全问题找回）。

权限配置（管理员操作）

管理员可在“权限管理”模块按角色（如“研发工程师”“产品经理”“文档管理员”）分配权限，包括：

文档操作权限：创建、编辑、删除、发布、分享；

流程权限：发起审核、审核文档、管理模板；

管理权限：用户管理、分类管理、日志审计。

示例：为“测试工程师”分配“查看测试用例模板”“提交测试报告”权限，但不支持删除已发布的测试报告。

（二）文档创建与模板选择

创建文档

“新建文档”，选择文档类型（如“需求文档”“设计文档”“运维手册”），系统自动关联对应模板。

若需自定义模板，可在“模板管理”模块模板（支持.docx、.md、.格式），并设置模板字段（如“文档编号”“版本号”“审批人”）为必填项。

模板选择规范

根据文档用途选择模板，例如：

《需求规格说明书》：需包含“背景目标”“功能需求”“非功能需求”“验收标准”等章节；

《系统设计文档》：需包含“架构图”“模块设计”“接口说明”“数据库设计”等章节；

《故障处理手册》：需包含“故障现象”“排查步骤”“解决方案”“预防措施”等章节。

（三）内容编写与格式规范

内容编写要点

结构化表达：使用系统提供的标题样式（如“一级标题”“二级标题”）划分章节，避免手动调整格式；

图文结合：插入图片时需添加“图注”（如图1-1系统架构图），表格需添加“表注”（如表2-1用户权限配置表），并保证图表清晰、编号连续；

术语统一：“术语库”按钮，引用企业统一术语（如“微服务架构”而非“微服务设计”），避免表述不一致。

格式规范示例

文档二号黑体，居中；

一级三号黑体，左对齐；

二级四号黑体，左对齐；

小四号宋体，1.5倍行距；

代码块：使用“代码高亮”功能，标注编程语言（如Java、Python），保证缩进正确。

（四）审核流程与意见反馈

发起审核

文档编写完成后，“提交审核”，选择审核角色（如“技术负责人”“产品负责人”）及审核方式（“串行审核”或“并行审核”）。

串行审核：按顺序逐级审核，前一级审核通过后进入下一级；

并行审核：多个审核人同时审核，需全部通过或一人驳回。

审核与反馈

审核人收到系统提醒后，需在2个工作日内完成审核，可选择“通过”“驳回”或“需修改”。

若驳回，需填写具体意见（如“3.2节接口描述不清晰，需补充请求参数示例”），系统自动通知编写人修改。

编写人修改后重新提交审核，审核流程继续，直至所有审核人通过。

（五）发布归档与权限管理

发布文档

审核通过后，“发布”，设置文档的可见范围（如“项目组可见”“全公司可见”“仅自己可见”）。

发布后的文档会同步至“知识库”对应分类，并唯一文档编号（如“DOC-2024-001”），便于检索。

归档与权限调整

对于已完成生命周期（如项目结束）的文档，可“归档”，归档后的文档默认为“只读”状态，不可编辑。

若需调整归档文档的权限，需提交“权限变更