会议记录与决策跟进执行模板决策支持系统.docVIP

会议记录与决策跟踪执行模板决策支持系统使用指南

一、系统应用场景与核心价值

本模板决策支持系统专为需要高效推进会议决策落地、强化执行跟踪的场景设计，适用于以下典型场景：

企业战略落地会议：如年度目标分解、战略规划研讨，需明确关键举措与责任主体；

跨部门协同项目会议：如产品上线、流程优化，需打破信息壁垒，跟踪跨部门任务进度；

问题复盘与改进会议：如项目复盘、客诉处理，需定位根因并制定可落地的改进计划；

日常运营管理例会：如部门周会、月度总结，需快速同步进展、解决卡点问题。

系统核心价值在于通过标准化流程与结构化工具，实现“会议决策-任务拆解-执行跟踪-效果复盘”全闭环管理，避免“议而不决、决而不行”，推动组织目标高效达成。

二、系统操作全流程指南

（一）会前筹备：明确目标与准备资料

确定会议核心议题：主持人需提前梳理会议目标，聚焦3-5个核心议题（避免议题发散），明确每个议题的讨论方向与期望产出（如“是否启动新项目”“现有流程如何优化”）。

同步会议材料：通过OA系统或邮件提前向参会人发送议题背景资料、数据报表、待讨论方案等，预留至少1小时供参会人预研（示例：市场部需提前提交Q3用户调研报告，作为“新功能开发”议题的决策依据）。

确认参会人与角色：明确主持人（控场）、记录人（实时记录）、决策人（拍板）、执行人（任务承接）角色，避免职责模糊（示例：“产品优化方案”议题需产品经理、技术负责人、运营负责人参会，其中为技术决策人）。

（二）会议中：实时记录与决策确认

结构化记录关键信息：记录人需按“议题-讨论要点-决策结论-行动项”逻辑记录，重点捕捉“决策结果”与“执行任务”（避免记录无关讨论细节）。

议题示例：“如何降低新用户注册流失率”；

讨论要点：“注册步骤过多（5步）、手机号验证冗余”；

决策结论：“简化注册为3步，取消手机号强制验证（仅保留邮箱验证）”；

行动项：产品经理负责2个工作日内完成注册流程改版，技术负责人配合开发。

确认决策与行动项：每个议题讨论结束后，主持人需复述决策结论与行动项（含负责人、截止日期），执行人当场确认可落地性（避免“被动接受任务”导致执行拖延）。

（三）会后24小时：整理定稿与分发

完善会议记录：记录人根据会议录音（需提前征得同意）或笔记补充遗漏信息，保证“决策结论”“行动项”“负责人”“截止日期”四要素完整，形成《会议纪要》。

分发与归档：通过邮件向所有参会人发送《会议纪要》，抄送相关上级部门，并在企业文档库（如钉钉文档、飞书云文档）归档（文件命名规则：“YYYY-MM-DD_会议主题_记录人”，如“2023-10-20_新用户注册优化_”）。

（四）决策拆解：任务清单化与可视化

拆解行动项：将《会议纪要》中的行动项录入《决策执行跟踪表》（详见第三部分模板），明确“任务描述”“负责人”“协作人”“截止日期”“优先级”“交付物”（示例：“任务描述：简化注册流程为3步；负责人：**；截止日期：2023-10-25；交付物：注册流程原型图V2.0”）。

可视化跟踪：通过项目管理工具（如飞书项目、Teambition）或Excel甘特图，将任务按“负责人-截止日期”维度可视化，设置“未开始/进行中/已完成/逾期”状态标签，方便全局查看。

（五）执行跟踪：动态监控与预警

定期进度反馈：执行人需按“每日简报（关键任务）、每周五17:00前提交周进度、每月底提交月总结”频率反馈进展，反馈内容需包含“已完成工作”“未完成原因（若有）”“需协调资源”（示例：周进度反馈：“已完成注册流程原型图V2.0，因前端开发资源紧张，开发时间需延迟2天，需协调优先支持”）。

逾期预警与干预：系统自动监测任务截止日期，对“距离截止日期不足3天未完成”的任务发送预警给执行人及其上级；对“逾期1天未完成”的任务，由主持人组织15分钟快速沟通，解决执行卡点（如资源不足、流程阻塞）。

（六）复盘优化：效果评估与迭代

任务闭环验收：任务完成后，执行人提交交付物，由决策人或指定验收人确认效果（示例：完成注册流程改版后，需提供“新用户注册转化率数据”由验收，确认是否达到“转化率提升15%”的目标）。

定期复盘会议：每月末召开“决策执行复盘会”，回顾当月任务完成情况，分析“未完成任务根因”（如目标不清晰、资源不足、流程不合理），形成《复盘改进清单》，优化下一阶段决策与执行流程。

三、核心模板工具包

（一）会议基本信息表

字段

填写说明

示例

会议名称

需体现核心主题，避免模糊表述

2023年Q4新用户注册优化方案研讨会

会议时间

精确到分钟，包含时区（如涉及跨地域）

2023-10-2014:00-16:00（北京时间）

会议地点/形式

线下会议室编号/线上会议（需设置访问权限）

线上：腾讯会议ID（密码：56）

主持人

负责控场、保证会议聚焦